なぜビデオミーティングによって革新的な働き方が実現できるようになるのか -- ポリコムが解説

[PR]3月14日、TechRepublic Japanの主催セミナー「生産性向上への最適解は徹底的なデジタル化 働き方はこうやって変える」が開催。ポリコムジャパン 荒井修三氏がビデオコミュニケーションの重要性を訴えた。

働き方改革の取り組みのなかで、いつどこでも働ける環境への関心が高まっている。そんななか、3月14日、TechRepublic Japanの主催セミナー「生産性向上への最適解は徹底的なデジタル化 働き方はこうやって変える」が開催。ポリコムジャパン 営業技術部 セールスエンジニア 荒井修三氏が「多様なコミュニケーションで実現できる革新的な働き方 ~今、何を選ぶべきなのか?」と題してビデオコミュニケーションの重要性を訴えた。

テレワーク導入企業の労働生産性はそうでない企業の1.6倍に

 働き方改革の取り組みが国を挙げて推進されている。2017年3月に内閣官房に設置された「働き方改革推進会議」によって9つのテーマが設定され10年間のロードマップが示された。荒井氏はこの9つのテーマのうち、ICTの活用によって実現を支援できそうなテーマとして4つを挙げた。それは「女性・若者が活躍しやすい環境整備」「長時間労働の是正」「柔軟な働き方がしやすい環境整備」「病気と治療、子育て、介護などと仕事の両立、障がい者就労の推進」だ。

ポリコムジャパン 営業技術部 セールスエンジニア 荒井修三氏
ポリコムジャパン
営業技術部 セールスエンジニア
荒井 修三氏

 「そのなかで働き方改革の切り札とされているのがテレワークです。サテライトオフィス勤務やモバイル勤務、在宅勤務などを実現し、今のようにみんなが一箇所に集まって仕事をするのではなく、それぞれの事情に合わせてうまく働き方を変えていこうという考え方です。総務省でも、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方が実現できるとして推奨しています」(荒井氏)

 テレワークにはさまざまな意義や効果があるとされている。企業にとっては「営業効率向上・顧客満足度の向上」「コスト削減」「ワークライフバランスの実現」「有能・多様な人材の確保」などが主なメリットだ。また、複数の企業がテレワークを実践していくことで「非常災害時の事業継続」「環境負荷の軽減」「地域活性化の推進」の効果もある。業務の効率化やコスト削減、生産性向上、人材確保といったさまざまな効果が期待できるわけだ。

 「実際、総務省2016年の通信利用動向調査では、テレワークを導入している企業と、そうでない企業の労働生産性は1.6倍もの差がついています。労働生産性とは、(営業利益+人件費+減価償却費)÷従業員数です。従業員1人がどれだけ効率的に儲けることができたかを示したものです。導入することで1.6倍になるのなら、導入しない手はないとも言えるのです」(荒井氏)

テレワークに対する誤解も多く、導入率は2割にも満たない現状

 そのうえで荒井氏は、テレワークを使うことによる最大のメリットとして「時間と場所の壁を打ち破ることができこと」を挙げた。

 「時は得難くして失い易しと言います。時は金なりとも言います。テレワークはこうした大事な時間を作れるんです。『電車乗り遅れた』『9時のミーティングに間に合わない』。そんな不便をするくらいなら、わざわざ混み合う時間に電車に乗らずに、自宅からテレワークでミーティングに参加すればいい。移動にかかっていた8~9時までの1時間は、自分で自由に使える時間になります。今までできなかったいろんなことができるようになります」(荒井氏)

 だが、テレワークの導入状況は予想以上に低い。総務省の2017年通信利用動向調査によると、「企業において、テレワークを導入している」または「具体的な導入予定がある」のは18.2%にとどまっている。従業員規模別にみると、従業員数300名以上の企業は23%、300人未満の企業は10.2%と、中小企業ほど導入が低い。また、テレワークを利用する企業の割合を見ると、テレワークを利用しているのは全従業員のうちの5%という企業が全企業のうちの半数以上を占めるという状況だ。テレワークの導入率も低いうえ、導入している企業でも利用率が低いということだ。

 「総務省の調査では、テレワークの導入目的としては『勤務者の移動距離の短縮』『定型的業務の効率性(生産性)の向上』、『勤務者にゆとりと健康的な生活の実現』などが上位につけています。特に勤務者の移動時間の短縮や、勤務者にゆとりと健康的な生活の実現の割合が前年度から上昇しており、テレワーク導入の効果が認識されてきていることがうかがえます。ただ、その一方で、テレワークを導入しない理由を聞くと『テレワークに適した仕事がないから』が約7割、情報漏えいが心配、業務の進行が難しいからがそれぞれ2割を占めています」(荒井氏)

 テレワークの普及のためには、こうした認識のギャップをどう埋めるかが重要だ。

生産性向上に向けてなぜビデオミーティングが重要なのか

 荒井氏によると、テレワークを導入するために必要なツールは決して多くない。数え上げると6つしかない。それは、ビジネスeメール、ファイルアクセス、ビジネスチャット、在籍状況(プレゼンス)、電話転送、ビデオミーティングだ。ここでポイントになるのがビデオミーティングだ。

 実際、メールやファイルアクセスがあれば文書作成などの作業はできる。簡単なやりとりのためにはプレゼンスを確認しながら、ビジネスチャットを使えばいい。必要に応じて電話をかけたり、社内への電話をスマートフォンに転送することもできる。だが、人と人とのコミュニケーションという点で重要になるのがビデオミーティングだ。

 「ビデオミーティングは、Skypeや専用端末を使ったWeb会議、ビデオ会議のことです。顔が見えて、いつでも話ができて、つながっている感がある。ベンチャー企業のなかには、本社と支社をビデオミーティングでつなぎ、大画面のモニター越しにお互いの状況が手に取るようにわかるような環境を整えている企業もあります。人類が創造する万物の源は化学反応でした。これは人と人とのコミュニケーションも同様で、テレワークを通してバチバチとした化学反応が起こり得る環境だからこそ、創造性が高まるのです」(荒井氏)

 ここで、荒井氏は、セミナー会場に設置されたビデオミーティング装置を使って、セミナー会場とほかの3地点をバーチャルミーティングルームとしてつなぐデモを披露した。 3地点とは、ニュージーランドに在住し普段からリモートワークで日本とやりとりしているポリコム海外社員の拠点、テレワークでグローバルサービス業務を在宅勤務でこなすポリコム社員の都内の拠点、東京オフィスに勤務しながら必要に応じて在宅勤務で取得しているポリコム社員の都内の拠点だ。

 ニュージーランドの女性社員は「メルボルンの同僚とシドニーのサービスデリバリー拠点を管理しています。オセアニア各拠点だけでなく、シンガポール、中国、タイ、インドとの会議で使うことも多いです」とグローバルとのやりとりにビデオミーティングを活用していることを紹介。また、日本で在宅勤務する女性社員は「日本にいながら海外とのやりとりを行っています。満員電車で通勤する必要もなく、育児をしながら柔軟に働くことができています」と家事や育児との両立がしやすいことを評価。さらに東京オフィスで働く男性社員も「必要なときに在宅勤務ができるので、モチベーションを保ちながら生産性を高めることができます」と働く意欲を保ちやすいことを評価した。

 デモは会場のインターネット環境が利用できなかったため、荒井氏のスマートフォンをテザリングして拠点接続を行った。そうした環境でも音声・画質はほとんど乱れることなく、スムーズなコミュニケーションを行うことができていたことが印象的だった。


音声はオフでもビデオ映像は常時見えるようにすることがポイント

 そのうえで荒井氏は、テレワーク成功のカギとして「ビデオコミュニケーションを積極的にふんだんに利用すること」を挙げた。ビデオ会議システムを使って、いつでも相手の顔が見えるような環境を作っておくと、普段からオフィスで顔を合わせて仕事しているのと変わらない働き方が実現できる。

 そのためには、ビデオ会議を実施する場合に音声だけでやりとりするのではなく、必ず映像を流すようにする。また、自宅にいて仕事をするときにも、自分の映像を切らずに流し続けるといった使い方もあるという。

 「理由がない限りビデオミュートは使わず、音声はオフでもビデオ映像は常時見えるようにしておきます。こうした環境を整えておくことで、バチバチとした化学反応が起こるきっかけを作るのです。在宅勤務でも、お互いに朝食やランチをとりながらカメラ越しにミーティングするといった使い方もいいでしょう。深夜にお互いにグラスを傾けながらミーティングするのもありかもしれません。一人ひとりが1つのカメラに収まるかたちでミーティングを開催することで、お互いの顔が見え、化学反応が起こりやすくなると思っています」(荒井氏)

 もちろん、時間や場所を問わず、ミーティングに集合できるということは、BCP発動時の経営層の緊急ミーティングなどにも利用できる。そうしたメリットを認識したうえで、「上層部が率先して働き方改革を推進することが重要です」と荒井氏は強調した。

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