JBCCが提案する、パンデミックで持続可能なワークスタイルとアプリケーション基盤

3月17日に開催された「TechRepublic Japan 業務デジタル化セミナー」にJBCC ソリューション事業ビジネスソリューション事業部フォーカスソリューション推進部 コラボレーションエバンジェリスト 齊藤 晃介氏が登壇。「これでコロナも怖くない!パンデミックでも持続可能なアプリケーション基盤とは」と題して講演した。

 3月17日に開催された「TechRepublic Japan 業務デジタル化セミナー」にJBCC ソリューション事業ビジネスソリューション事業部フォーカスソリューション推進部 コラボレーションエバンジェリスト 齊藤 晃介氏が登壇。「これでコロナも怖くない!パンデミックでも持続可能なアプリケーション基盤とは」と題して講演した。

業務をオンラインで行い「持続可能なワークスタイル」を実践

JBCC株式会社
ソリューション事業
ビジネスソリューション事業部
フォーカスソリューション推進部
コラボレーションエバンジェリスト
齊藤 晃介氏
JBCC株式会社
ソリューション事業
ビジネスソリューション事業部
フォーカスソリューション推進部
コラボレーションエバンジェリスト
齊藤 晃介氏

 2019年4月に創立55周年を迎え、創業以来2万社を超える企業にITソリューションを提供してきたJBCC。新型コロナウイルス(COVID-19) のパンデミックでテレワーク対応を余儀なくされた企業に対しても、さまざまなソリューションを提供し、事業の継続や成長をサポートしている。

 JBCC自身も、2020年4月の緊急事態宣言以降、基本的に全社員を対象にテレワークで業務を行う体制に移行しており、自社での取り組みやノウハウを顧客企業に提供することにもつなげている。

 齊藤氏はまず、テレワークに代表される業務のオンライン化で特にメリットを実感することができた事例として、オンラインセミナーを挙げる。JBCCでは、顧客向けにさまざまなセミナーを開催しているが、緊急事態宣言によりほとんどすべてが中止になり、5月以降にオンラインセミナーへと移行した。

「オフラインのセミナーでの1回あたりの参加者は50名程度でしたが、オンラインセミナーでは100名を超えるケースがほとんどです。特に2020年5月に開催したテレワーク推進LIVEというセミナーは、5日間で739名に参加いただきました。物理的な場所が必要ない、天候で参加率が左右されない、準備期間が短い、キャパシティに上限がないなどオンラインセミナーにはデメリットをうわまわる多くのメリットがあることを実感しました」(齊藤氏)

 JBCCでは、セミナー開催に限らず、さまざまな業務をオンラインで行うことで「持続可能なワークスタイル」を実践しつつ、「新しいビジネスモデル」の取り組みにも着手できるようになってきているという。

テレワークを意識や文化を改革するチャンスと捉えることが大事

 齊藤氏によると、持続可能なワークスタイルとは、パンデミックによるテレワーク対応などの喫緊の課題への対策の次のフェーズに位置する働き方だ。テレワーク対応が必要最低限なツールのみ採用し、目の前の課題になんとか対応したものであるのに対し、持続可能なワークスタイルでは、原状復帰と復活のための計画を立案し、ニューノーマル時代の新しい働き方を実践するための土台となるものでもある。

 「従来のワークスタイルは、オフィスに出勤し、タイムカードによるチェックイン、予定確認、メールチェック、会議、経費精算、日報入力といった作業を行っていました。仕事をする環境とリラックスする環境が分かれていました。テレワークではこうした作業をすべて自宅で行うことになります。移動時間が不要になり、自分の好きな場所で働くことができます。リラックスしたスタイルで働くことができますし、自分のペースで仕事をしたり、家事と仕事を両立したりできます」(齊藤氏)

 こうした働き方は、自由でクリエイティブな仕事をすることにつながったり、メンバーがお互いの生活を知ることで新たなチームワーク形成につながったりする。また、オンラインが一般化すれば、オフラインがプレミアム化することも考えられる。

 「テレワークをネガティブにとらえるのではなく、意識や文化を改革するチャンスと捉えることが大事です。テレワークを実践するためのITやツールの活用方法にはいくつかのスタイルがあります。JBCCがおすすすめしているのは、クラウドで提供されるアプリケーションを活用するスタイルです。クラウドはすぐに準備ができますし、必要な機能を必要な分だけ利用できます。追加や解約もすぐにできるなど柔軟性が高いことも特徴です」(齊藤氏)

テレワークを実践するために必要となるアプリケーション基盤

 テレワークに必要になる主な業務基盤を列挙すると、デバイス・環境、勤怠管理ツール、コミュニケーションツール、情報共有ツール、ビデオ会議ツール、業務系ツール、営業支援ツールなどとなる。

 これらをクラウドで活用する場合、モバイルPCやスマートフォン、クラウド型勤怠管理サービス、チャット・クラウド型Web会議サービス、オンラインストレージ、クラウド型電子契約・ワークフロー、クラウド型SFAを整備していくことになる。

 齊藤氏は、JBCCが推奨しているツールとして、まず、勤怠管理サービスでは「NX勤怠」を挙げる。会社でも自宅でも「着席」「離席」「業務終了」ボタンをクリックすることで勤怠管理が可能で、定期的に画面ショットをサーバーに保管することで、リモートでも業務状態を把握できる。

 また、コミュニケーション・情報共有では「Office 365 (Microsoft 365)」と、Microsoft Teamsと連携可能な「CloudAI ライト」がある。出先でのメールチェックや、チャットによるコミュニケーション、Web会議、スケジュール管理、ファイル共有など、テレワーク環境下でのあらゆる情報共有が可能だ。

 紙の申請処理や文書管理、紙の送付や契約処理などについては、ワークフローツール「kintone」や「Collaboflow」、帳票電子配信ツール「@TOVAS」、電子契約「Agree」、名刺管理「Cloudどっと名刺」などを活用する。

図1:テレワークを実践するために必要となるアプリケーション基盤
図1:テレワークを実践するために必要となるアプリケーション基盤

 齊藤氏は、こうしたツールを活用して持続可能なワークスタイルを作り上げていくことで、テレワークを常態とするニューノーマルな働き方の実現につながっていくと指摘。最後に次のようにのべ講演を締めくくった。

「お客様のテレワークの課題は、コミュニケーション、データ管理、紙や捺印といった業務だけではありません。オンプレミスのサーバ運用やVPNの枯渇、社外からのクライアントアクセスといったインフラの課題や、マルウェア感染や端末紛失、重要情報の盗聴といったセキュリティの課題もあります。JBCCではさまざま角度から総合的な提案を行い、サポートしていきます」(齊藤氏)

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