クラウドストレージを超えて“スマートワークスペース”を目指す、新しい「Dropbox」

　「いつでも」「どこでも」「誰とでも」仕事ができる環境を整えることは、個人の業務効率化だけでなく、組織の枠を超えて生産性向上につながる。それを実現するためのツールの１つが、クラウドストレージサービスだ。しかし、単にコンテンツを格納・共有できるだけでは、十分な成果は得られないだろう。「Dropbox」が掲げる “スマートワークスペース”を紹介しながら、これからの時代のクラウドストレージを考える。

働き方改革の時代に必要なクラウドストレージ

　「働き方改革」に取り組む中小企業にとって、クラウドサービスは大きな力となる。初期投資が抑えられ月額でコスト負担すればよいため、導入のハードルが比較的低い。なかでも日々の業務で使うファイルを格納するクラウドストレージサービスは、関係者との共有もセキュアに行えるため、導入する企業も多い。

　そうしたクラウドストレージサービスの定番が「Dropbox」だ。

　「Dropboxは、個人で長く利用しているユーザーも多く、その使い勝手をビジネスでも利用できるようにDropbox Enterpriseライセンスを用意しています。企業のドメインのメールアドレスを登録するだけで簡単に個人アカウントからファイルを引っ越しできます。引き続き使用する個人領域のファイルには企業の管理者が立ち入れないよう、プライバシーにも配慮した設計となっています」と話すのは、Dropbox Japanでジャパンマーケティングリードを務める上原正太郎氏）だ。

Dropbox Japan 上原正太郎氏

　すでに使い慣れたツールを導入するというのは、使い方を習熟するのに手間もかからず、エンドユーザー、IT管理者の双方にとってメリットが大きい。また、IT管理者にとっては有料版にすることで「シャドーIT」を防ぐことも期待できる。

Dropboxが目指す“スマートワークスペース”とは？

　クラウドストレージとしてのDropboxに、さらに大きな魅力が加わった。それが、Dropboxのユーザーであれば無償で利用できる「Dropbox Spaces（ドロップボックススペース）」だ。

　業務を進めていくうえで、関係者とのコミュニケーションは欠かせない。そのためのツールも、いまや多様化している。メール、チャット、ビデオ会議、スケジュール管理などのツールで臨機応変にコラボレーションし、プロジェクトを進めていく。また、情報共有するオフィス文書も、マイクロソフトやグーグルのクラウドサービスで作成しているケースが多くなってきた。

　コラボレーションのためのツールが多様化し、クラウドかデスクトプかを問わずコンテンツが散在することで、「どこにコンテンツがあるのか」「最新のファイルがどれなのか」「どのファイルを共有したのか」が、わからなくなってしまうということも頻繁に起きる。これでは、かえって生産性や利便性を損ねてしまう。

　こうした課題を解決するのが、Dropbox Spacesだ。そのコンセプトは、「コンテンツ」「人」「ツール」を統合した“スマートワークスペース”を提供することだ。では、具体的にDropbox Spacesでどのようなことができるか見ていくことにしよう。