現場主導による働き方改革を支援する --新時代のビジネスコミュニケーションツールとは

グループウェアやビジネスチャットなど、情報共有やコミュニケーションを改善するビジネスツールは今、現場が自ら働き方改革を推進するためのツールへと進化を遂げようとしている。フロントオフィスの生産性向上を実現する新たなビジネスツールのあり方とはどのようなものか。その最新事情を紹介する。

働き方改革を支援するツールへと劇的に進化するビジネスツール

 多くの企業で当たり前のように使われるようになったグループウェアをはじめとするビジネスツールだが、とりわけグループウェアについては、これまで、スケジュール管理や会議室予約など、すべての部門に共通する一般業務を効率化するための完成されたツールであるという見方が一般的だった。実際の活用状況を見ると、現場が業務効率化のために導入するというよりも、むしろ、管理部門が主導して、社内の統制や業務の管理を効率化する目的で導入を進めたケースが多かった。

 しかし、こうしたグループウェアに対しては、フロントオフィスの現場からは、全社の業務に共通した機能は提供してくれるものの、自分たちの個別の業務を効率化するのには役立たないといった不満の声もあった。とりわけ中小規模の企業においては、SFA(Sales Force Automation)などの業務支援システムは高価なうえに管理者の負担も大きく導入するのが難しいため、部品管理や見積書作成といった製造や営業活動に直結する現場の業務は、いまだに紙ベースのまま、あるいはExcelを使って個別に行われており、生産性の向上や働き方改革にはほど遠いのが現状だ。

マーケティング統括部 プロダクトマーケティング マネージャー 
山田志貴氏
マーケティング統括部 プロダクトマーケティング マネージャー
山田志貴氏

 ビジネスコミニュケーションツールの開発・販売を手がけるネオジャパンのマーケティング統括部プロダクトマーケティング マネージャー・山田志貴氏は、「フロントオフィスの現場では、稟議や申請などの管理業務がビジネスツールに移行しても、働き方そのものが根本的に改善したとは評価しておらず、むしろ自分たちの仕事に直結する業務をIT化してほしいと願っている」と指摘する。

 今、そうしたビジネスツールのイメージを払拭するような劇的な変化が起きようとしている。その1つは、管理部門が主導して業務の効率化を進めるのではなく、現場の担当者が自らの手で業務を効率化し、働き方の改革を支援できる機能と環境を実現しようとする動きが出ていること。もう1つは、安全なチャットツールを使って、社員間だけでなく、顧客や外部関係者とのコミュニケーションを効率化することにより、現場の働き方を改革する環境が実現されようとしていることだ。

 ここからは、ビジネスツールの世界で何が起きようとしているのか、具体的に見ていくことにしよう。ネオジャパンでは、フロントオフィスの生産性向上を実現するビジネスコミュニケーションツールの提供を目指して、6年前にグループウェア製品を刷新し、「desknet’s NEO(デスクネッツ ネオ)」をリリース。現場の業務を効率化するためのさまざまな機能を追加していった。

現場の担当者自らが働き方改革の推進役に
業務アプリ作成ツール「AppSuite」の実力とは

 フロントオフィスの働き方改革を推進するうえで大きな変革の道筋を付けたのが、2017年のバージョンアップでdesknet’s NEOに新たに搭載されたカスタムメイド型の業務アプリ作成ツール「AppSuite(アップスイート)」である(図1参照)。これは、現場の担当者がこれまで、紙やメール、Excelなどで行っていたさまざまな業務処理や管理を、だれでも簡単にアプリ化することを可能とする機能を提供するものだ。重要なのは、現場の担当者が自らの手でグループウェアを拡張し、アクセス権限を持つ全員でそのアプリを共有できること。これによって、本当の意味で現場主導の働き方改革を推進することが可能になる。

図1:AppSuiteのアプリ作成画面
図1:AppSuiteのアプリ作成画面

 AppSuiteは管理部門にとってのメリットも大きい。これまで、現場の業務を効率化するためのシステムを導入する際には、管理部門の担当者が深く関与する必要があり、場合によっては、管理部門の担当者自身が開発を担当する必要があった。そのため、システムの導入にあたっては、管理部門の担当者が自分の負担になることを心配し、導入そのものに躊躇することも少なくなかった。AppSuiteでは、アプリ作成のすべてを現場の担当者に委ねることができるため、管理部門の担当者は安心して導入を推進することができる。

 AppSuiteを使って業務アプリを作成する方法はいくつかある。いずれの方法も作成はきわめて簡単だ。専用サイトからテンプレートをダウンロードしてカスタマイズすることもできるし、Excel等で作られた管理台帳から自動的にデータの入力・一覧画面等を生成することもできる。また、画面上に部品を並べるだけで新しいアプリを作成することもできる。もちろん、既存のアプリをコピーしてそれをもとに作成することも可能だ。

 AppSuiteが登場した背景について、山田氏は、「もともと大企業にグループウェアが普及していったのは、現場のさまざまな業務をシステム化し、効率化できるからだった。しかし、そのためには、開発スキルを持った専門家が開発を担当する必要があり、膨大な手間とコストがかかり、中小規模の企業では導入が難しかった。その点、AppSuiteは、ITの特別な知識を用いることなく、だれでも簡単に業務アプリを作成できるように設計されており、グループウェア本来のメリットを中小規模の企業でも容易に享受できるようになった」と説明する。

提供:株式会社ネオジャパン
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