現場主導による働き方改革を支援する --新時代のビジネスコミュニケーションツールとは

グループウェアと連携する「ウェブ会議」で企業コミュニケーションのあり方が変わる

 フロントオフィスの働き方改革を推進するうえでもう一つ注目できるのが、2018年5月末にdesknet's NEOのオプション機能として新たに提供が開始された「ウェブ会議」である。グループウェアと緊密に連携するウェブ会議機能を活用することにより、社内外のコミュニケーションが飛躍的に向上することが期待できる。

 これまで、ビジネス向けに提供されてきたビデオ・テレビ会議は、会議室と会議室(拠点と拠点)をつなぐことのみを目的としたものが多かったが、desknet's NEOのウェブ会議は、社内の自席や在宅勤務中の自宅、外出先などから好きな端末を使って、個々人が自由に会議参加できるような環境を提供することに開発の軸足を置いている。ウェブ会議は、「打ち合わせは全員が1箇所に集まってするものだ」というこれまでの会議の概念を打ち破り、会議のメイン会場に参加できない社員がオンラインで快適に会議に参加できる"働く環境"を実現するものだ。

 ウェブ会議の特徴の1つは、端末接続の通信方式として、LINEやSkypeにも使われているP2Pを採用していることだ。これにより、サーバーや社内ネットワーク等に負荷をかけることなく快適に活用できるようになった。また、WebRTC技術の採用により、専用のサーバーやテレビ会議用機器などのハードウェアを必要とすることなく、ブラウザのみでオンライン会議を実施することができ、高画質の映像と遅滞のない明瞭な音声でやりとりすることが可能になった。

 グループウェアと緊密に連携し、desknet's NEOの全ユーザーがいつでもどこでも、手軽に、自由に会議を実施できることもウェブ会議の特徴の1つである。ユーザーは、desknet's NEOのスケジュール機能であたかも新しい予定を入れるように会議を予約することが可能で、会議の時間になると、「会議に参加」ボタンを押すだけでウェブ会議に参加できる。なお、desknet's NEOに登録されたユーザーは、ウェブ会議にもそのまま引き継がれるため、システム導入時に新たにウェブ会議のユーザーを登録する必要もない。

 ウェブ会議のもう1つの特徴は、会議を円滑に進めるための機能を提供していること。画面レイアウトの切り替えやリアルタイムチャット、ファイル共有、画面共有といった多彩な機能が提供されており、会議の運用を効率的に行うことが可能となっている。

 desknet's NEOとウェブ会議を連携して活用することで、人を「集める」、人が「集まる」コストを大幅に削減でき、移動時間などのロスも最小化することができる。これにより、総務部門などの管理者の負担を軽減・解消できるだけでなく、組織全体の働き方を効率化し、生産性を高めることが期待できる。

図2:ウェブ会議のメイン画面
図2:ウェブ会議のメイン画面

安全性の高いビジネスチャット「ChatLuck」で社内外のさまざまな業務の生産性を劇的に向上

 2015年に提供が開始されたビジネスチャット「ChatLuck(チャットラック)」も社内外の働き方を改革するうえで重要なツールとして位置づけることができる(図3参照)。もともとチャットは、LINEに象徴されるように、高速で効率的なコミュニケーションを実現する手段と認知されており、ビジネス活用においても多大なメリットを享受することができると期待されている。しかし、ビジネスで利用するためには、十分なセキュリティやデータの保全性・可用性が確保されていなければならず、場合によってはオンプレミス環境での利用なども実現できなくてはならない。

図3:ChatLuckのメイン画面
図3:ChatLuckのメイン画面

 ChatLuckは、チャットをはじめ、音声・ビデオ通話などをマルチデバイス環境で行うことができるほか、セキュリティの高い各種機能を提供することで、社内外での安全な連携を実現できる。2018年4月にリリースされた最新バージョンでは、写真を端末に残すことなく安全に共有できる「セキュアカメラ」機能が搭載され、写真データの共有をより安全に行うことが可能になった。これにより、例えば、新製品の試作品を写真で共有して意見を募るなど、機密情報を含む写真を安全に共有できるようになる。また、設備点検や自動車整備などの作業では紙のチェックシートを使うことなく、写真だけで作業を完結することが可能になる。

マーケティング統括部
正木伸城氏
マーケティング統括部 正木伸城氏

 ChatLuckはdesknet’s NEOと連携させることで、シングルサインオンやスケジュール連携などを実現できるが、ChatLuck単独でも利用できるようになっている。その理由は、desknet’s NEOを導入していない取引先や顧客とも、チャットによるコミュニケーションを実現するためだ。

 実際に、チャットをビジネスに活用することによって、どのような効果がもたらされるのか。ネオジャパンのマーケティング統括部の正木伸城氏は、ChatLuckを導入して会議をなくしたアパレルメーカーの事例を紹介した。この会社では、チャット上でのやり取りを正式な報告と認めており、売上表などの案件情報もすべて写真でそのままチャット上で共有することで、会議をなくすことに成功した。同社では、ChatLuckを導入してから半年で売上が20%アップし、残業はほぼゼロになったという。

提供:株式会社ネオジャパン
[PR]企画・制作 朝日インタラクティブ株式会社 営業部  掲載内容有効期限:2018年9月30日