デジタルワークプレイス事始め業務連絡は『ツールを使い分ける』が早くて確実だった生産性向上のヒント:第2回

オフィスの生産性向上を考えるとき、メールを中心にしたこれまでの仕事の進め方で多少の不便を感じることはないだろうか。そこで、改めて注目したいのが、進化を続けるグループウェアである。公益財団法人全国中小企業取引振興協会が行った「規模別・業種別の中小企業の経営課題に関する調査」※1によると、グループウェアを十分に活用している中小企業は、3年間で利益が伸長した割合が高くなっているという。そこで今回は、メールと添付ファイルをベースにした仕事の進め方の問題点を、さらに具体化するとともに、多くの企業で使われているグループウェア「サイボウズGaroon(ガルーン)」を例に取り、メール中心のコミュニケーションによる仕事の進め方との違いを深掘りしていきたい。

同ソフトウェアを開発、提供するサイボウズは、より効率的なワークスタイルを模索し続けている。TechRepublic Japan編集長の田中好伸が話を聞いた。

※1 公益財団法人全国中小企業取引振興協会
「規模別・業種別の中小企業の経営課題に関する調査」
http://www.zenkyo.or.jp/doc/houkoku_h27.pdf

共同作業の場所として情報を集約できるデジタルワークプレイス

サイボウズ株式会社
ビジネスマーケティング本部 第1プロダクトプロモーション部 プロモーションディレクター 山口 ほだか氏
サイボウズ株式会社
ビジネスマーケティング本部
第1プロダクトプロモーション部
プロモーションディレクター
山口 ほだか氏

――前回の記事でITRの館野氏が語っていたように、グループウェアについて、情報を見るだけの情報共有ツールとして捉えている企業がまだまだ多いと思います。しかし、モバイルやクラウドの成長に合わせて、"デジタルワークプレイス"へと進化していると感じています。サイボウズでは、現在のグループウェアをどのように捉えているでしょうか。

 20年前に最初にリリースしたグループウェア「サイボウズOffice」は、スケジューラや掲示板といったシンプルな機能をウェブベースで提供したものでした。改良を重ねて15年ほど前からタイムライン形式でやり取りできる機能を実装し始めました。現在では、サイボウズのグループウェアは情報共有だけではなく、その中で仕事を進める、オンライン上の共同作業の場になっています。

 例えば、スケジューラに会議の予定を登録する場合、ただ日程を決めて、会議室を確保し、連絡するだけではありません。会議に必要な資料を添付できますし、そのページで、会議のゴールや必要なデータをディスカッションすることもできます。作成した議事録を添付したり、決定したアクションを集約したりもできます。そのミーティングに出席できなかった人やテーマに興味を持った人も、その情報を後から参照することも可能でスケジューラ上の特定の会議予定が、そのテーマに関する情報を集約する、ひとつの作業場所になっているのです。

――会議の本来の目的は、特定のテーマについてアイデアを出し合ったり、何らかの決定をしたりすることです。そして、短時間で密度の濃いやり取りが必要なら、同じ場所に同じ時間に集まる訳ですよね。必要な情報を事前に集約したり、決定事項を記録したりするワークプレイスがあれば、本来の会議の効果を高められますね。

本記事は、PDF版で全文をお読み頂けます。

  • 生産性向上の足かせになるメールの問題点
  • サイボウズGaroonで実現するワークプレイスとは
  • デジタルワークプレイスを活用できる企業とできない企業の違い
  • デジタルワークプレイス先進企業としてのサイボウズ

インフォメーション

Garoon(ガルーン)に関するお問合せ サイボウズ株式会社 ホームページ:https://garoon.cybozu.co.jp/ TEL:03-4306-0800
月~金 9:00~12:00 、13:00~17:30(祝日・年末年始は除く)
※受付後、担当者から折り返しご連絡いたします。
提供:サイボウズ株式会社
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