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「Google カレンダー」大好き人間だから伝えたい“推し小技”--2021年下半期版(4)

スケジュール管理の頼もしい味方「Google カレンダー」。スケジュール追加、変更、削除がしやすく、シンプルな操作感が大きな魅力だ。ここでは、同サービスの便利な小技を紹介する。

 スケジュール管理の頼もしい相棒として、「Google カレンダー」を挙げたい。スケジュール追加、変更、削除がしやすく、シンプルな操作感が大きな魅力だ。過去のスケジュールを確認したいときも、検索ボックスにキーワードを入れるだけで、自分がいつ、どこで、何の仕事をしていたかがクリアになる。

 長年に渡るGoogle カレンダー愛用者として、ここではさまざまなティップスを取り上げていきたい。本連載では業務効率化・合理化に役立つGoogle カレンダー便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第4回目で、PCで使う場合を想定。

1.複数のカレンダーを別々に表示し、予定を確認しやすくする

 ひとつのGoogle カレンダーで、複数のカレンダーを管理している人もいるだろう。Google カレンダーには、カレンダーを追加できる機能があるからだ。

 例えば、個人のGoogle カレンダーを会社のGoogle カレンダーでも閲覧できるようにする、逆に、会社のGoogle カレンダーを個人のGoogle カレンダーでも閲覧できるようにする、というように。

 月表示や週表示にしている場合、個人の予定も会社の予定も、すべてがひとつのカレンダーにまとまっている形になる。これに対して、個人の予定と会社の予定を切り離して閲覧したい場合、言い換えると、個人の予定と会社の予定をそれぞれ一画面で並べて見たい場合は、「日表示」にするといい。

 Google カレンダーを開いて、右上の設定ボタンの隣から「日」を選択するか、カレンダーの日付をクリックするか、または日表示のショートカットキーである「D」をクリックして、「日表示」にしてみよう。

 そうすれば、複数のカレンダーが並ぶ形になり、個人の予定と会社の予定が別々の枠で表示される。

 「これはどっちの予定だったっけ?」と予定を見直したいとき、スケジュールを組み直したいときなどに役立つ操作である。

2.表示する情報を絞り込んで、予定確認を時短化する

 表示される情報を極力少なくし、Google カレンダーの見た目をシンプル化したい——。そんなときは画面左にある情報を見直し、取捨選択するといい。

 月表示のカレンダーの下に、ユーザー検索ボックス、マイカレンダー、他のカレンダーといくつかの項目が並んでいる。

 マイカレンダーには「ToDo リスト」「リマインダー」「誕生日」などがあるが、使用頻度(閲覧頻度)の低いものやほとんど使っていないものは、チェックを外しても問題ないだろう。

 特に「誕生日」に関しては、常に表示しておく必要性は低いと考えられる。例えば月初めにGoogle カレンダーを月表示にし、いつが誰の誕生日なのか把握したら、「誕生日」からチェックを外しておけば、カレンダーをシンプルな状態で使うことができる。

 他のカレンダーには自らの意思で追加したカレンダーや「日本の祝日」などがあるが、こちらも使用頻度(閲覧頻度)の低いものやほとんど使っていないものは、チェックを外しても差し支えないはずだ。

 祝日に関してはGoogle カレンダーを見なくても、部屋にある別のカレンダーや人との会話などから、無理なく把握できると思われる。

 目に入る情報量は多すぎない方がいい。自分にとって必要な情報だけを表示するよう、情報を吟味してはいかがだろうか。

3.細かいタスクは「時間指定なし予定」にし、管理を簡潔にする

 ToDo リストや予定として、Google カレンダーに入れるほどでもないが、忘れるといけない細かいタスク(以下、「超小タスク」と表記)が発生した際、どんなふうに管理しているだろうか。

 筆者は超小タスクをGoogle カレンダーに「終日の予定」として入れている。まずは、週表示や日表示にして、日付の下あたりを適当にクリックしよう。

 すると「時間指定なし予定」を入れることができる。超小タスクの内容がわかるようなキーワードをタイトルに入力し、「保存」をクリックすれば完了だ。例えばメールの返信であれば、「◯◯さん返信」くらいで十分である。

 その超小タスクが終われば、予定をクリックし、ゴミ箱アイコンをクリックするだけで、超小タスクの予定を削除できる。

 すべての予定やタスクをGoogle カレンダーに入れて、残しておくのは現実的ではない。書き込むほどでもない、些細な超小タスクはこのように、単純かつシンプルな操作で管理してはどうだろうか。

 今回は2021年8月時点で利用可能な機能を紹介した。仕事でGoogle カレンダーを活用することで、業務の時短化やミニマム化を実現できるだろう。試してみてほしい。

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