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「Google カレンダー」大好き人間だから伝えたい“推し小技”--2021年下半期版(3)

スケジュール管理の頼もしい味方「Google カレンダー」。スケジュール追加、変更、削除がしやすく、シンプルな操作感が大きな魅力だ。ここでは、同サービスの便利な小技を紹介する。

 スケジュール管理の頼もしい相棒として、「Google カレンダー」を挙げたい。スケジュール追加、変更、削除がしやすく、シンプルな操作感が大きな魅力だ。過去のスケジュールを確認したいときも、検索ボックスにキーワードを入れるだけで、自分がいつ、どこで、何の仕事をしていたかがクリアになる。

 長年に渡るGoogle カレンダー愛用者として、ここではさまざまなティップスを取り上げていきたい。本連載では業務効率化・合理化に役立つGoogle カレンダー便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第3回目で、PCで使う場合を想定。

1.会議URLを自動生成し、会議予定作成を時短化する

 2020年以降、会議といえば対面式ではなく、オンライン会議ツールを用いるケースが増えていると思う。Google カレンダー利用者ならば、カレンダーと連携している「Google Meet」を使う人も多いのではないだろうか。

 Google Meetを使う頻度が高い人向けに、会議予定作成と同時に、会議URLが自動で発行されるよう設定する方法を紹介したい。

 Google カレンダーを開いて、右上の「設定メニュー」ボタン→「設定」→「予定の設定」へと進み、「作成した予定に自動的に Google Meet のビデオ会議を追加する」をオンにするだけでOKだ。

 こうしておけば、誰かを招待して会議予定を作成する際、Google MeetのURLが自動的に生成される。

 予定作成後、「Google Meet のビデオ会議を追加」をクリックし、URLを生成する手間を省くことができ、時短になること間違いなしだ。

2.検索対象を絞り込んで、予定検索を時短化する

 Google カレンダーでは他種多様な検索ができるのをご存知だろうか。画面上部の検索ボックスに、検索したいキーワードを入れる形で、予定を検索したことがある人は多いだろう。

 それは最もベーシックな検索方法だが、情報をより絞り込む形での、精度の高い検索が可能だ。検索ボックス右端にある下向き三角をクリックしてほしい。

 すると、検索対象(検索対象となるカレンダーの種類)やタイトル、参加者(主催者を含む)、場所、含めないキーワード、日付(開始日〜終了日)など、必要な情報を入れて検索することが可能に。

 例えば、自身のカレンダーの他、「Google Workspace」(旧「G Suite」)といった別アカウントのカレンダーや公開されているカレンダーなど、複数のカレンダーを追加して閲覧可能な状態にしている場合、「検索対象」から検索したいカレンダーとして指定できる。

 こうして検索対象となるカレンダーを指定したり、日付を入れたりと、複数の項目で絞り込むことで、求める検索結果にたどり着くスピードを速くすることが可能だ。過去・現在・未来を問わず、予定検索をするシーンは少なくないと思う。そんなときに使える機能として押さえておきたい。

3.週の始まりとなる曜日を変更し、スケジュールを見やすくする

 「1週間のスタートを何曜日と考えているか」——これは人によって異なるものであり、(カレンダーの見た目として)どの曜日から新たな1週間が始まると心地よく感じやすいのかも、実に人それぞれだ。

 Google カレンダーでは、1週間の始まりとなる曜日を3種類から選択できる。右上の「設定メニュー」ボタン→「設定」→「ビューの設定」から「週の始まり」を確認しよう。

 ここで「土曜日」「日曜日」「月曜日」から、週の始まりとなる曜日を選択できる。これまで自身が見慣れている画面も関係していると思うが、始まりとなる曜日を変えるだけで、カレンダーが新鮮なものに見えてくるから不思議なものだ。

 今までの表示がしっくりこなかった人も、あえて変更して気持ちを変えたい人も、設定変更を試してみてはいかがだろうか。

 第4回に続く。

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