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「Gmail」大好き人間だから伝えたい“推し小技”--2021年下半期版(4)

長年に渡る「Gmail」愛用者である著者がさまざまな使い方のヒントを取り上げて紹介する。

 もう10年以上「Gmail」を使っている。数あるフリーメールの中で、使いやすさやサクサク動く「軽快感」は群を抜き、無料で利用できるのが信じられないほど高機能で、加えてとても簡単に使えるシンプルさにも高い魅力があると思う。

 長年に渡るGmail愛用者として、ここではさまざまなティップスを取り上げていきたい。本連載では業務効率化・合理化に役立つGmail便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第4回目で、PC(ビジネス向けの「Google Workspace」)で使う場合を想定。

1.ステータスを設定し、仕事関係者に安心感を与え「仕事しやすさ」を上げる

 Google WorkspaceのGmailでは「ステータス(編集注:自身の状態)」を設定することができる。画面上部にある検索ボックスの右隣でステータスを操作しよう。

 デフォルトでは、アクティビティに応じて自動的に設定される「アクティブ」となっているが、通知をミュートする「通知を一時的にミュート」、オフラインであることを示す「オフラインに設定」の3種類から選択可能。

 「ステータスを追加」からは「すぐ戻ります」「通勤中」「病欠」「休暇中」の4種類のステータスを選択できる。

 既存のステータス項目に該当するものがない場合は、オリジナルのステータスを設定可能だ。

 「ステータスを追加」→「ステータスを入力」から、ステータスのテキストを自由に入力し、ステータスがクリアになる(ステータスが消える)期限を決めて「完了」をクリックしよう。

 自分のステータスを見える化しておくと、仕事関係者は安心感をおぼえるだろう。例えば、とても立て込んでいるときは「通知を一時的にミュート」にしておくと、メール返信が遅れたとしても、相手は不安を感じづらいはずだ。その時々に応じてステータスを設定してはいかがだろうか。

2.チャットルームを活用し、メールよりも時短・効率的にやりとりを重ねる

 メールよりも端的なやりとりをクイックに行いたいとき、Gmailのメールではなくチャットルームを使うことをおすすめしたい。

 チャットルームはその名の通り、チャットのやりとりを行うツールで、Gmailの画面内で使うことができる。

 使い方は簡単だ。まず、Gmailを開き、画面左にある「チャット」の「+」→「チャットルームを作成」から、「チャットルーム名」を入力する。続いて、チャットルームに追加したいユーザーの名前やメールアドレス、グループを入力し、「作成」をクリックすれば、新規のチャットルームができる。

 その前に「スレッド返信を使用する」にチェックを入れると、Gmailのスレッド表示のように、会話がスレッド別に整理される。やりとりをトピック別に確認したい場合は、あらかじめチェックを入れておくと良いだろう。

 また「組織外のユーザーの参加を許可する」にチェックを入れると、自身の所属する組織とは異なる組織の人とも、チャットルームでのやりとりができるようになる。

 チャットルームができると、画面左の「チャットルーム」内にチャット名が追加され、いつでもアクセス可能だ。

 テンポ良くコミュニケーションをしながら、プロジェクトを進めていきたい際に役立つ機能である。

3.チャットルームでファイルとタスクを追加し、プロジェクト推進スピードを上げる

 2で紹介したチャットルームはチャット機能のほか、ワークスペース的な機能も有している、プロジェクト推進時に適したツールである。

 というのも、ファイルやタスクを追加し、チャットルームに参加するメンバーへ割り当てることもできるからだ。

 画面左の「チャットルーム」→該当のチャットルームを開くと、「ファイル」タブからはファイルを追加できる。

 「ファイルを追加」をクリックし、マイドライブや共有アイテム、閲覧・編集履歴、さらには新規ファイルをアップロードする形で、ファイルを追加してみよう。ファイルを追加すると、投稿者と投稿日が記録される。

 「タスク」タブからはタスクを追加できる。「タスクを追加」をクリックし、タイトルと日時を追加した後、割り当てるメンバーを指定し、「追加」をクリックすれば完了だ。

 今回は2021年7月時点で利用可能な機能を紹介した。仕事でGmailを活用することで、業務効率化や時短化を実現できるだろう。試してみてほしい。

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