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「Gmail」大好き人間だから伝えたい“推し小技”--2021年下半期版(3)

長年に渡る「Gmail」愛用者である著者がさまざまな使い方のヒントを取り上げて紹介する。

 もう10年以上「Gmail」を使っている。数あるフリーメールの中で、使いやすさやサクサク動く「軽快感」は群を抜き、無料で利用できるのが信じられないほど高機能で、加えてとても簡単に使えるシンプルさにも高い魅力があると思う。

 長年に渡るGmail愛用者として、ここではさまざまなティップスを取り上げていきたい。本連載では業務効率化・合理化に役立つGmail便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第3回目で、PCで使う場合を想定。

1.特定のメールをまとめて選択して、素早く削除する

 Gmailは膨大なメールを管理するのに十分なストレージを持っている。ただ、不要なメールはこまめに削除して、スッキリしたシンプルな状態を保ちたいもの。

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 ここではメールを効率的に削除する方法を紹介したい。例えば、受信トレイの中から不要なメールを削除したいときは、受信トレイを開き、検索フィールド下のチェックボックス横にある下向き三角をクリック。

 「すべて」を選択すると、現在開いているページにあるすべてのメールを選択したことになる。メールが全部で50件表示されているなら、50件のメールを選択しているということだ。

 その他にも「既読」「未読」「スター付き」「スターなし」など、削除したいメールの種類を選ぶことが可能。逆に、選択を解除したいときは「選択解除」をクリックすればOKだ。

 選択が完了した後は、検索フィールド下に表示される「削除」アイコンをクリック。一括で削除することで、メール対応の時短化がかなう。

 受信トレイだけでなく、スター付きや送信済み、下書きなどでも同様の処理が可能。Gmail内の断捨離をしたいときに重宝する機能のひとつである。

2.署名に画像を追加し、自分らしいエッセンスを添える

 Gmailでは署名に画像を追加できるのをご存知だろうか。会社のロゴや業務に関係のある画像を入れることで、自分の仕事や担う役目などが伝わりやすくなる。

 方法は簡単だ。画像サイズを適切なものにした後、Gmailを開き、右上の「設定」ボタン(歯車のような形のボタン)をクリックする。「全般」→「署名」へと進み、画像を挿入したい箇所にカーソルを置こう。

 続いて「画像を挿入」から、URLを追加するか、マイドライブ内の画像を指定するか、画像をアップロードするか、いずれかの方法で画像を挿入する。

 最後に、ページ下の「変更を保存」をクリックすれば、署名への画像追加は完了となる。多くの場合、署名は文字だけで構成されている。そこにちょっとした個性を添えたいとき、思い出してほしい機能である。

3.署名の文字色やフォントを変更し、さらに個性的に

 Gmailの署名をより自由度の高いものにしたい。そんなときは文字色やフォントを変えるなどのカスタマイズをしてみてはどうだろうか。

 2と同様に、Gmailを開き、右上の「設定ボタン」(歯車のような形のボタン)をクリックし、「全般」→「署名」へと進む。

 文字色やフォントを変える際は署名を全選択し、「テキストの色」や「フォント」から、好きな色やフォントを選択するだけでOKだ。最後にページ下の「変更を保存」をクリックすれば、設定完了となる。

 署名のフォントを変更した場合は、「設定」ボタン→「全般」→「既定の書式スタイル」から署名のフォントと同じものを選択し、両者を合わせておくことをおすすめしたい。揃っている方が、見栄えとして綺麗になるからだ。

 第4回に続く

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