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「Gmail」大好き人間だから伝えたい“推し小技”--2021年下半期版(2)

長年に渡る「Gmail」愛用者である著者がさまざまな使い方のヒントを取り上げて紹介する。

 もう10年以上「Gmail」を使っている。数あるフリーメールの中で、使いやすさやサクサク動く「軽快感」は群を抜き、無料で利用できるのが信じられないほど高機能で、加えてとても簡単に使えるシンプルさにも高い魅力があると思う。

 長年に渡るGmail愛用者として、ここではさまざまなティップスを取り上げていきたい。本連載では業務効率化・合理化に役立つGmail便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第2回目で、PCで使う場合を想定。

1.メールを絞り込み検索し、特定のメールに素早くたどり着く

 膨大なメールの中から、目的のメールを一瞬で検索・アクセスできるのはGmailのすごさのひとつだろう。しかし、検索キーワードによっては、あまりにも多くのメールが対象として上がってきてしまい、目的のメールを探し当てるのに苦労する、なんてことはないだろうか。

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 そんなときは、該当メールが「“どこ”にあるか」を絞り込んで検索することをおすすめする。

 具体的には、例えば「送信済みの中にあるな」と思うなら、「送信済み」をクリック。すると検索ボックスに「in:sent」と入力されているのに気づくだろう。その後にキーワードを入力すると、送信済みに入っているメールの中から、キーワードを含むメールを探し出すことができる。「すべてのメール」から探すより遥かに効率的といえるだろう。

 送信済みの「in:sent」の他、スター付きは「is:starred」、下書きは「in:draft」、迷惑メールは「in:spam」、ゴミ箱は「in:trash」と決まったコマンドが存在するが、それらを覚えて入力する必要はない。

 「おそらく、この中にあるだろう」と思う“場所”をクリックすると、検索ボックスにそれぞれのコマンドが自動で入力されるからだ。メール検索時に活用してほしい機能である。

2.受信トレイの各セクションで表示数を調整し、重要度の高いメールを優先的に確認する

 Gmailでは受信トレイを「デフォルト」「重要なメールを先頭」「未読メールを先頭」「スター付きメールを先頭」「優先トレイ」「マルチ受信トレイ」の6種類から選択できる。

 筆者は「優先トレイ」にしていて、上から「重要な未読メール」「スター付き」「その他のメール」と並ぶ。

 このとき、各セクションでメールの最大表示件数を変更できるのをご存知だろうか。

 例えば、「重要な未読メール」をたくさん表示し、「スター付き」は適度に、「その他のメール」は重要度が高くないので、表示件数は少なくしたい、といったカスタマイズが可能なのだ。

 方法は簡単で、各セクション右上にある3つの丸が縦に並んだボタン(受信トレイのセクションのオプション)をクリック。

 「最大表示数」は5件、10件、25件、50件のいずれかから選択できる。各セクションについて、自分にとって適切だと感じる件数を選択したい。

3.アーカイブ機能活用で受信トレイをスッキリさせ、メール処理を効率化する

 メール処理を効率化するため、受信トレイをスッキリした状態にしておきたい——。そう思うならアーカイブ機能を使うに越したことはない。

 アーカイブは、メールを削除せずに受信トレイを整理できる便利な機能のひとつ。見返す機会がほとんどなさそうなメールであれば、確認後すぐにアーカイブしてもいいくらいだ。

 アーカイブしたいメールがあれば、メール上にカーソルを置くと「アーカイブ」アイコンが表示される。それをクリックすればアーカイブは完了となる。

 受信トレイからそのメールは消え去るわけだが、アーカイブしたメールは削除されたわけではないため、検索すると当然ながら検索結果に表示される。

 また、アーカイブしたメールを受信トレイに戻したい場合は、アーカイブしたメールを検索し、メール左横のチェックボックスにチェックを入れ、上部の「受信トレイに移動」アイコンをクリックすればOKだ。

 ちなみに、アーカイブしたメールに誰かが返信すると、そのメールは受信トレイに戻る。

 受信トレイはメールサービスの「顔」ともいえる。そんな受信トレイを整った状態で使いたい人にとって、アーカイブ機能は重宝することだろう。

 第3回に続く

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