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「Gmail」大好き人間だから伝えたい“推し小技”--2021年下半期版(1)

長年に渡る「Gmail」愛用者である著者がさまざまな使い方のヒントを取り上げて紹介する。

 もう10年以上「Gmail」を使っている。数あるフリーメールの中で、使いやすさやサクサク動く「軽快感」は群を抜き、無料で利用できるのが信じられないほど高機能で、加えてとても簡単に使えるシンプルさにも高い魅力があると思う。

 長年に渡るGmail愛用者として、ここではさまざまなティップスを取り上げていきたい。本連載では業務効率化・合理化に役立つGmail便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第1回目で、PCで使う場合を想定。

1.「タスクに追加」機能でメールをTo Do リスト化し、仕事の抜け漏れを防ぐ

 日々細かいアップデートが行われるGmail。検索ボックスの下に並ぶいくつものアイコンのうち、右から4つ目の「タスクに追加」に着目したい。

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 「Google カレンダー」や「Keep」「To Do リスト」「連絡先」など、複数のGoogle サービスと連携しているのも、Gmailの大きな特徴だ。せっかくなので有効活用するといいだろう。

 タスクに追加機能を使うと、Gmailの各スレッドをTo Do リストとして活用することができる。使い方は簡単だ。

 まず、タスク(To Do リスト)化したいメールを選択し、「タスクに追加」をクリック。するとGmailの画面右側にTo Do リスト画面が立ち上がる。To Do リストに、メールの件名がタスクとして追加されているのを確認しよう。ここで、タスクの右側にある3つの丸が縦に並んだアイコンをクリックし、「サブタスクを追加」したり「削除」したりすることも可能。

 タスクが完了したら、タスク名の左にある丸いアイコンにチェックを入れると、タスクに取り消し線が引かれ、タスクが消えてなくなる。To Do リストを使っている人は試してほしい。

2.「メッセージを翻訳」機能を活用してGmail内で翻訳し、メール処理を時短化する

 英語があまり得意ではない場合、件名や本文が英語で書かれたメールを見て、それらをコピーして翻訳ツールにペーストし、翻訳するしか読解する方法がない、と思い込んではいないだろうか。

 Gmailではそんな手間をかけることなく、また、他のツールを使うことなく、Gmail内で翻訳まで完結できることを知ってほしい。

 件名や本文が英語で書かれたメールの場合、メールを開くと宛先(自分)の下に「英語 > 日本語」と表示されている。その横に「メッセージを翻訳」が確認できる。こちらをクリックすると一瞬で、件名や本文が日本語に置き換わる。不自然な訳も多少はあるが、書かれていることの大枠はつかめるはずだ。

 元のメッセージに戻したい場合は、「原文を表示」をクリックするといい。英語で書かれたメールをやりとりする際に試してほしい機能である。

3.「Google ドライブ」のファイルやフォルダを1クリックで添付し、素早く送付する

 前述の通り、Gmailの強みのひとつは、他のGoogle サービスと連携している点である。特に、Google ドライブとの連携は利便性がとても高い。

 メールを送信する際に、Google ドライブ内のフォルダやファイルを添付したい——そんなシーンはないだろうか。

 このやり方は簡単で、まずは「送信」ボタン横に並ぶ複数のアイコンの中から、「ドライブを使用してファイルを挿入」をクリック。続いて「マイドライブ」「共有ファイル」「最近使用したアイテム」などから、添付したいフォルダやファイルを選択し、「挿入」をクリックすれば添付は完了だ。

 メール本文にはファイルやフォルダの名前が記載されるので、それがどんなファイルやフォルダなのか一目瞭然となる。

 ファイルやフォルダはリンクを使って共有されるため、メールを受け取った側がファイル名やフォルダ名をクリックすると、それらがリンクで開く。ダウンロードしなくても閲覧・編集できる点もうれしい。

 第2回に続く

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