帳票管理 文書管理 ウイングアーク1st

請求書を「Salesforce」から直接発行--電子配信も導入して業務を効率

アスノシステムは、「SVF Cloud for Salesforce」「invoiceAgent TransPrint」を活用して帳票作成を自動化、電子配信に対応している。業務効率化などのメリットがある一方、相手先企業の文化やルールなどで利用できないこともあるという。

 貸し会議室検索サイト「会議室.COM」などを運営するアスノシステム(港区、従業員数170人)は、帳票発行を自動化できる帳票管理クラウドサービス「SVF Cloud for Salesforce」、請求書をウェブで配信できる電子帳票配信サービス「invoiceAgent TransPrint」を活用し、作業時間削減などの効果を上げているという。6月29日、ウイングアーク1st(港区)が発表した。

SVF Cloudで帳票作成を自動化

 アスノシステムは、2016年から「Salesforce Sales Cloud」を活用。案件を一元管理する一方で、見積書や請求書といった帳票の作成は担当者の手作業が必要だったという。表計算ソフトなどで個別に作成していたとしている。

 帳票作成を自動化すべく、2017年にSVF Cloud for Salesforceを導入。Sales Cloudから見積書と請求書を直接発行でき、個々の作成作業を削減したという。

 作成する帳票の種類を追加できるため、導入後に注文請書や納品書兼検収書を追加。帳票発行業務を効率化したとしている。

invoiceAgent TransPrintで請求書を電子配信

 コロナ禍でリモートワークが増加し、郵送のみで対応していた請求書のメール添付希望が増加。請求書再発行の手間、メールアドレスの管理など、事務作業が煩雑化していたという。メールのみ配信、メールと郵送両方で配信といった送付リストの整備も必要で、添付や宛先間違いなどのミスが発生しやすかったと説明。セキュリティ対策も必要だったとしている。

 2020年7月、文書管理クラウドサービス「SPA Cloud」をベースにしたinvoiceAgent TransPrintのトライアル活用を開始し、ウェブでの電子請求書配信に対応。

 SalesforceやSVF Cloudとの親和性が高いため理解しやすく、データ連携も容易だったという。郵送件数と請求書発行に伴う作業時間をそれぞれ3分の1に削減でき、受取側のマイページもわかりやすかったと説明。2021年4月には正式採用したとしている。

活用システムのイメージ(出典:ウイングアーク1st) 活用システムのイメージ(出典:ウイングアーク1st)
※クリックすると拡大画像が見られます

 ただし、郵送からウェブ配信への切り替えは簡単な反面、郵送へ戻すことができないという。事務作業の軽減、抜けや漏れの防止といったメリットがある一方、相手先企業の文化やルールに合わずに利用できないこともあると加えている。

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