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イベント当選通知メール「WEBCAS」で--同伴者の名前を記載、約300通を送り分け

広告代理店のMRTアドは、受託したイベント事務局でのメール配信業務に「WEBCAS e-mail」を活用。同伴者の名前などを送り分け設定し、300通ほどを配信している。

 MRT宮崎放送グループの総合広告代理店となるMRTアド(宮崎県宮崎市、従業員数28人)は、メール配信システム「WEBCAS e-mail」を採用。行政から受託したイベントの当選通知メール約300人への配信に活用したという。6月28日、サービスを提供するエイジア(品川区)が発表した。

 4月下旬に4つの会場で実施、一度に最大4人まで申し込めるイベントの事務局業務を受託。3人のスタッフで応募の受け付け、当選の通知などを担当したという。

 インターネットとはがきを合わせて計3000人以上の申し込みがあり、インターネット応募の当選者約300人へ当選通知メールを配信。

 従来のイベントの参加者向けメールはBCC機能を活用していたが、申込者以外の入場の抑止というクライアントの要望から、今回は代表者と同伴者全員の名前をメールに記載する必要があったという。

 内容が異なる数百通のメール作成が必要で、作業時間やミスなどを懸念。

 県の一大イベントで注目度が高く、誤配信や個人情報漏えいなどのリスクは何としても回避する必要があったとしている。

 複数サービスを検討し、参加者全員の名前の差し込み、人数に応じたメールの送り分けができるWEBCASを選択。1カ月という月単位で契約でき、営業担当の対応も丁寧だったという。

送り分け設定のイメージ(出典:エイジア) 送り分け設定のイメージ(出典:エイジア)
※クリックすると拡大画像が見られます

 4月1日に導入し、当選者名や開催日時、会場、受付場所などを記載した約300通のメールを15日に配信。

 テキストのほか、4つの会場ごとのテーマカラーに合わせたヘッダ画像を挿入したHTMLの2種類のメール原稿を用意し、受信者の環境に合わせた形式で表示できる“マルチパート配信”機能を活用したという。

配信したメールのイメージ(出典:エイジア) 配信したメールのイメージ(出典:エイジア)
※クリックすると拡大画像が見られます

 配信設定は1時間ほどで完了し、導入から配信作業までは一貫してスピーディにできたと説明。

 配信後は約11通ほどのエラーが発生したが、分析機能で調査しやすかったという。

 今後の目安として、普通のメールソフトでは運用に支障が出そうな規模、たとえば50人以上へのメール配信などの際に活用したいとしている。

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