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表計算ソフトとデータベースソフトの違いとは?

「Excel」や「Googleスプレッドシート」などに代表される表計算ソフトは、「Microsoft Access」などのデータベースソフトとどう違うのだろうか。代表的な4つのデータベースソフトとともに解説する。

 業務でPCを使うのであれば、「Excel」や「Googleスプレッドシート」などの表計算ソフトウェアで情報を整理しているという人も多いのではないでしょうか。表形式のため、一覧性に優れ、「顧客名簿」や「従業員名簿」なども簡単に作ることができます。請求書や見積書を表計算ソフトで作っているという企業も多いと思います。

 このように便利な表計算ソフトですが、自由度が高い分、過去のデータを上書きせずに使ってしまうなどのミスも起こってしまいます。また、あくまで表計算ソフトなので、前回紹介した“データベース”として利用するには限界があります。

 そこで今回は、「表計算ソフト」と「データベースソフト」の内容、違いなどについて説明します。

1.表計算ソフトとは?

 表計算ソフトとは、データを計算処理し、分析などに用いるためのアプリケーションソフトです。冒頭でも述べたとおり、ExcelやGoogleスプレッドシートが代表的です。特徴は、格子状のシートが表示され、「セル」と呼ばれる、マス目にデータを入力するだけで、誰でも簡単に一覧表を作ることができることです(図1)。

図1
図1

※クリックすると拡大画像が見られます

 表計算ソフトの本来の目的は、「縦計」や「横計」といった合計額を集計することなので、このような表示になっています。セルの大きさは自由に変えられるので、名簿などの一覧表を作るのにも便利な形式になっています。「フィルター」と呼ばれる抽出機能や「並べ替え」機能を使うことで、データベースソフトに近い処理をすることができます。

 日本人は、方眼用紙や原稿用紙で格子状の書式に慣れていることもあって、「表計算ソフト好きが多い」と言われています。そのため、何でもかんでも表計算ソフトで処理しようとする傾向があります。非常に優れたアプリケーションソフトであるため、頑張れば大抵のことはできてしまうのも事実です。

 しかし、元々は計算をするソフトウェアなので、計算以外の用途で使うには限界があります。数百レベルの行であればスクロールも苦ではないかもしれませんが、数万件以上となるとスクロールするだけでも大変です。また、膨大なデータを入力することを想定していないため、一定程度のデータ量を超えると起動や動作が遅くなり、非常に重くなります。これも表計算ソフトのデメリットと言えます。

2.データベースソフトとは?

 データベースソフトとは、データを保存し、必要なデータを検索できるソフトです。データベースを構築し、運用するためのソフトなので、データベース管理システム(Data Base Management System:DBMS)とも呼ばれています。

 代表的なデータベースソフトとしては、Microsoftの「Microsoft Access」、「Microsoft SQL Server」、Oracleの「Oracle Database」、Clarisの「Claris FileMaker」などがあります。商品のそれぞれの特徴を簡単に説明します。

(1)Access

 WordやExcelなどが含まれる「Microsoft Office」の中のソフトの一つで、大量のデータを管理、集計できます。共有ファイルにデータを保存することで、複数の人が同時に利用することも可能になっています。企業の場合、はじめからPCにインストールされている場合も多く、データベースソフトを使いたいと思った場合に最も身近にあるソフトと言えます。

 ただ、実際に利用するためには、「Visual Basic for Application(VBA)」などのプログラミングの知識が必要です。使ってみたけれども、すぐに挫折してしまったという人もいると思います。

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