文書管理

リモートワーク時代のペーパーレス化--デジタル技術の導入促進に向けたヒント

ペーパーレス化を望む声は多いが、プリンターは今なお自宅とオフィスで広く使われている。ワークフロー自動化を手がけるairSlateの最高経営責任者(CEO)に、デジタル技術の導入やリモートワークについて聞いた。

 筆者は長年にわたり、ハードコピーの代わりにデジタル資料を使用することを熱心に提唱してきた。リモートワークの拡大によって、その主張の妥当性が実証されただけでなく、どこからでも仕事ができる理想的な環境を得ることもできた。筆者には、印刷物も、リファレンスガイドも、DVDも、ファイリングキャビネットも必要ない。すべてがコンピューターに安全に格納されていて、すぐにアクセスや編集ができるからだ。

 ワークフロー自動化を手がけるairSlateは2020年秋、米国の1000人以上の消費者を対象に調査を実施し、リモートワークへの移行が仕事に与える影響や混乱について詳しく調べた。リモートワークには、プリンターへのアクセスからオンラインでのドキュメントの共有と編集まで、デジタルとフィジカルのコンテンツをめぐるさまざまな問題が関係している。

 主な調査結果には以下のようなものがある。

  • クラウドへの投資が拡大を続ける中で、編集、共有、共同作業が簡単にできるオンラインでの作業が消費者に好まれている。
  • 多数の回答者(40%)は、オンラインでドキュメントを扱うことの最大の利点として、コンテンツを簡単に編集できることを挙げている。
  • 回答者の31%は、最大の利点として、ドキュメントを迅速に共有できることを挙げた。
  • 回答者の20%は、オンラインでドキュメントを扱うことにより、同僚と共同作業ができることを最も高く評価している。
  • 消費者は「ペーパーレス」への移行を望んでいるが、大多数は依然としてオフィスと自宅の両方でプリンターを利用している。
  • 多数の回答者(41%)が、ペーパーレスに完全に移行して、すべてのドキュメントをオンラインで扱うことを望んでいる(これらの回答者の大半は18〜54歳の労働年齢層)。
  • 家庭用プリンター/スキャナーを持っている人の中では、それらの機器を週に3〜4回使用している回答者(23%)が最も多かった。これに対し、オフィスにあるプリンター/スキャナーは全く使わないと答えた人が最も多かった(29%)ことは驚きだ。
  • 自宅のプリンターを全く使用しない回答者は意外なほど少なく、わずか6%だった。
  • COVID-19のパンデミック下でホームオフィス製品の売り上げが伸びたが、多くの消費者はリモートワークへの移行後にプリンターやスキャナーの購入を検討しておらず、すでにそれらの機器がホームオフィスにあったという人が多かった。
  • 大多数の回答者(73%)のホームオフィスに、プリンターやスキャナーがある。

 このトピックについてさらに詳しく調べて、企業は何をすべきなのか、そして今でもハードコピーに依存しているのはどのような場面なのか、ということを突き止めるために、airSlateの共同創設者で最高経営責任者(CEO)を務めるBorya Shaknovich氏に話を聞いた。

Matteson:企業は印刷物への依存度を低減するために、どのような種類のアプリやツールを使用しているのでしょうか。

Shaknovich氏:多くの組織は今後、従業員が完全にリモートで働く状態を維持するか、あるいはオフィス勤務の従業員と在宅勤務の従業員がいるハイブリッドリモートポリシーを実施することを計画しています。経営陣は、どのような環境であれ、業務を引き続き十分に遂行できることに気づきました。これは、従来のオフィス環境が劇的に変わりつつあることを意味しています。

 とはいえ、この新常態の効果を持続させるためには、以前のように物理的な印刷物に大きく依存するのをやめなければなりません。人員がかつてないほど分散しているため、電子署名やPDFツールなどのコラボレーションオプションを備えたクラウド環境が不可欠になりました。クラウド市場全体が急成長していることは、驚くにあたりません。摩擦のない業務を維持するうえで、オンラインコラボレーションが重要です。

 オンラインのクラウドベースのコラボレーションプラットフォーム、電子署名、スマートPDFツールによって、従業員はコンテンツの編集、ドキュメントの共有、同僚との共同作業が簡単にできるようになり、企業はこうしたツールの価値を以前にも増して認識しています。従業員が日々のリモートワークの仕組みを簡素化するために望んでいるのは、まさにこうしたタイプの合理化されたプロセスであるということが、今回の調査で分かりました。

 また、ITチームとのやりとりが以前より難しくなったことで、テンプレート化されたフォーマットでドキュメント作成を自動化する使いやすいノーコードプラットフォームを、技術に疎い従業員にも提供することの価値に、経営陣が気づきつつあります。このようなプラットフォームを活用することで、あらゆるレベルの従業員がPDFの契約書やレポートなどのドキュメントを作成して、電子署名プロセスを実行し、印刷物なしで業務を進めることができます。

 私たちは摩擦のない非接触の時代に生きています。クラウドベースのノーコードアプリケーションにより、対面でやりとりせずにワークフローを進行し続けることが可能になります。

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