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「Excel」のレポートだけをPDFに--ソースデータを含めず保存

「Excel」の図表などのレポートデータをPDFにして共有する際は、ソースデータを含めないのが好ましい。PDFに保存する手順と、この処理にマクロを使う方法を紹介する。

 昔は図表などの分析レポートを印刷して他者と共有していた。今ではレポートを電子的に共有することで印刷の手間を省ける。ただし、「Microsoft Excel」のワークブックファイル全体を送信するのは、妥当でない場合が多い。レポートと一緒にソースデータを共有することは避けた方がいいだろう。レポートだけを共有する方法の1つは、そのシートをPDFファイルに保存してから電子的に共有することだ。煩わしい作業や面倒な作業は不要で、時代遅れの社内郵便システムで印刷物が配布されるのを待つ必要はない。本記事では、アクティブなシートだけを簡単にPDFファイルに保存する手順を紹介する。これには、インターフェースを使用する方法とマクロを実行する方法がある。

 筆者は「Windows 10」の64ビット版システムで「Microsoft 365」を使用している。作業用のデータは自分で用意してもいいし、デモ用の.xlsxファイルをダウンロードしてもいい。本記事で紹介する手順は、ブラウザー版や古い.xls形式では実行できない。

レポートとスプレッドシート

 多くのユーザーは、データをレポートと分けている。そうすれば、ソースデータを共有せずに、レポートを素早く出力できるからだ。手軽で分かりやすい。図Aは、そのようなレポートシートの一例だ。ワークブック全体を電子的に送信すると、他のユーザーがソースデータにアクセスできるようになるが、そのソースデータは機密情報や専有情報かもしれない。さらに、ソースデータをレポートに含めると、読みづらくなってしまう。

図A

一般的に、レポートは共有してもソースデータは共有しない。
一般的に、レポートは共有してもソースデータは共有しない。

 前述のように、レポートを印刷して適切に配布することは可能だが、その代わりにPDFファイルに保存して、電子メールや「OneDrive」、あるいはチャットウィンドウや「Microsoft Teams」会議の添付機能で共有できるようにしてみよう。本記事では、レポートシートを作成する方法については取り上げず、レポートシートを保存する方法について重点的に説明する(デモファイルを使用する場合は、「Stratification」タブでソースデータを確認できる)。

Excelのレポートシートを手動でPDFとして保存する方法

 レポートシートをPDFファイルに保存するのは簡単だ。レポートシートから「ファイル」タブをクリックする。左側のペインで、「名前を付けて保存」または「コピーを保存」(OneDrive)を選択する。表示されたダイアログで、保存のドロップダウンから「PDF(*.pdf)」を選択し(図B)、「保存」をクリックする。必要に応じて、フォルダーやファイル名を変更することもできる。図Cは、保存されたPDFファイルだ。ワークブックに他のシートがあっても(ほとんどの場合あるだろう)、この方法ではアクティブなシートだけが保存される。

図B

シートをPDFファイルとして保存する。
シートをPDFファイルとして保存する。

図C

PDFファイルには、アクティブなシートのデータだけが含まれる。
PDFファイルには、アクティブなシートのデータだけが含まれる。

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