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応募者とも共有--人材採用の応募や面談を分かりやすく一元管理するには

人材採用で応募、面談などの情報をデジタルで管理すれば、どんなメリットが得られるだろうか。PaaS「kintone」での具体的な管理方法を紹介する。

応募や面談の情報は常に共有させよう

 第1回で業務改善とは“最少の労力で最大の結果を出せる仕組みづくり”と定義しました。今回は応募や面談の管理をテーマに、仕組みづくりを考えていきます。

 応募や面談の管理というと、やはりまず採用が起想されます。そしてまずは電話やメールで受け付けて、担当者が面談候補日を返信して調整するという流れがよくあるのではないでしょうか。

 この時に大きな問題となるのは、全てのやりとりが応募者と担当者の1対1となってしまっていることです。調整完了後の面談日時は担当者しか知り得ない情報となってしまいがちで、担当者が休日で不在となると誰も対応できなくなってしまいます。

 採用への申し込みをクラウドプラットフォーム「kintone」でシステム化して登録したkintoneレコードのコメント欄を活用すれば、そのまま採用管理の経過として蓄積できます。採用可否や履歴書、資格証明書といった初回面談時に必要な情報の各レコードへの添付も便利な使い方です。さらにkintoneの一覧画面に絞り込み条件を保存しておけば、採用活動の履歴も瞬時に振り返ることができます。

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