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「Google ドキュメント」大好き人間だから伝えたい“推し小技”--2021年上半期版(3)

「Google ドキュメント」は、原稿や議事録、ちょっとしたメモ書きなど、さまざまなテキストをチームで共有することを可能にする。著者が推す便利な小技を3つずつ4回にわたって紹介する。

 いつしか「Word」と同じくらい、いや、それ以上に「Google ドキュメント」を活用する機会が増えた。原稿や議事録、ちょっとしたメモ書きなど、あらゆるテキストをチームで共有している。

 セキュリティに関する考え方やルールは各々で異なるため、Google ドキュメントを使用しないと決めている組織や個人も存在するが、Google ドキュメントの使い勝手の良さは、多くの人から評価されているのを常々実感する。

 “Google ドキュメント愛用者”であるのをきっかけに、2020年よりGoogle ドキュメントの便利技を紹介してきたのに続き、2021年もいろいろなティップスを取り上げる。本連載でも業務効率化・合理化に役立つGoogle ドキュメント便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第3回目で、PCで使う場合を想定。

1.文字・ワードカウント機能を使い、文字数やワード数を意識しながら文書を効率良くまとめる

 Google ドキュメントに文字カウント機能があるのをご存知の方は多いと思う。「ツール」→「文字カウント」から、文字数(単なる文字数、スペースを除く文字数)をチェックできる。

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 このとき同時に「ワード数」(単語数)をチェックできることも知っておくといいだろう。使う頻度はあまり多くないかもしれないが、知っておいて損はない。

 文字カウントのポップアップ画面で、「入力中に文字数を表示」にチェックを入れると、画面左下に数字が表示される。一見、ワード数のみ表示されているが、下向き三角マークをクリックすると、Google ドキュメントのページ数やワード数、文字数、スペースを除く文字数を一目で確認できる。

 ここで「文字カウントを非表示」を選択すると、表示は消える。文字数やワード数を気にしながらドキュメントをまとめる際に、使ってほしい機能である。

2.コメントのリンクを取得・送付し、文書の確認を効率化する

 コメント機能は、Google ドキュメントの便利さを語るに欠かせない特徴のひとつだ。特定のテキストを選択し、「挿入」→「コメント」または、ツールバーの「コメント」ボタンをクリックし、テキストを書き入れた後、「コメント」をクリックすればOKだ。

 コメントの横に表示される3つの丸が縦に並んだボタン(その他のオプション)→「このコメントへのリンク」をクリックすると、ポップアップ画面で「このコメントへのリンク…」と表示される。これを選ぶと、そのコメントが選択された状態でリンクが生成される。「リンクをコピー」→「完了」すれば、該当するコメントのリンクを取得できたことになる。

 試しにこのリンクをクリックしてほしい。すると、該当するコメントが掲載されたドキュメントのページへと、ダイレクトに飛ぶことが可能だ。

 ページ数の多いドキュメントであるかどうかに関わらず、リンクを受け取った人が特定のコメントに直接飛んで、内容をサッと確認するのに重宝する機能である。

 特に、数ページ〜数十ページに及ぶ、結構なボリュームのドキュメントで、コメントを入れた際に役立つはずだ。一度試してみてほしい。

3.ヘッダーやフッターを挿入して、Google ドキュメントを見やすく整える

 ドキュメントの各ページに日付やタイトル、名前などの情報を入れるなら、ヘッダー・フッター機能を使いたい。

 Google ドキュメントなら簡単にできる。「挿入」→「ヘッダーとフッター」から「ヘッダー」または「フッター」を選択。

 「ヘッダー」(または「フッター」)をクリックすると、各ページへのヘッダー(フッター)の挿入が可能になり、右端の「オプション」から「ヘッダー(フッター)の形式」や「ページ番号」「ヘッダー(フッター)を削除」などの項目を選択できるようになる。

 「ヘッダー(フッター)の形式」では、上(下)から何cmにするかを設定できるほか、レイアウトも「最初のページのみ別指定」「奇数/偶数ページ別指定」から選択できる。

 希望する数字を入れたり、指定するものにチェックを入れたりした後、「適用」をクリックすれば完了だ。

 第4回に続く

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