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全日本食品、契約を電子化--2カ月で600件を1人で処理、契約業務を500時間削減

全日本食品が「全日食チェーン」各加盟店との契約を「BtoBプラットフォーム 契約書」で電子化。3000件近くの契約書の印刷や郵送などの契約業務に関する作業時間は、500時間ほど削減できたという。

 全国13エリア、約1600店舗の加盟店がある独立小売ネットワーク「全日食チェーン」の本部を運営する全日本食品(足立区、従業員数323人)は、「BtoBプラットフォーム 契約書」を活用。

 加盟店との契約を電子化し、業務を効率化したという。4月16日、インフォマート(港区)が発表した。

 本部が加盟店を直接募集するフランチャイズチェーン形式ではなく、横のつながりとなる協同組合が存在、加盟店の経営自由度が高い“ボランタリーチェーン”形式で全日食チェーンを運営。スーパーバイザー(SV)という専門の巡回員が店舗を訪問し、データをもとに棚割り、売れ筋商品の提案などで加盟店を支援するリテールサポート事業とともに展開しているという。

 レジの入れ替えに伴う賃貸借などの各種契約は、SVが店舗に契約書を持参して締結。従来からの負担となっていたところ、新型コロナウイルス感染症の流行で訪問も難しくなったと説明。

 また、保管場所や担当者、契約締結の直近のステータス確認など、紙の契約書に伴う検索性と効率の悪さが本部でも課題だったとしている。

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 2020年4月、スマホ決済などの店舗のキャッシュレス決済に対応する“ペイメント”事業が本格化。2カ月間で約600件の基本契約書の締結が必要になり、導入検討のきっかけとなったという。

 契約書発行1通あたり200円ほどのサービスもある中、50円という従量料金の低さを決め手に導入。契約書を誰が発行、どう更新したかなどを可視化できる「監査ログ」機能によるセキュリティレベルの高さも理由に挙げている。

 SVを介さず、発行から締結までを画面上で完結。タイトなスケジュールにもかかわらず、600件の契約を担当者1人で処理できたという。

 3000件近くの契約書の印刷、郵送、ファイリングといった本部の契約業務に関する作業時間は、導入から1年足らずで500時間ほど削減できたと説明。

 SVの契約業務負担を削減し、加盟店の売り上げ、利益アップ支援という本来の役割に専念できるという。

 契約締結ステータスは一目で把握可能になり、検索性も向上したとしている。

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