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「Excel」の「フラッシュフィル」活用術--自動入力で時間を節約する6つの方法

「Excel」の「フラッシュフィル」は、数回のユーザー入力を認識し、そのパターンに沿って残りを自動で入力する機能だ。フラッシュフィルを使ったデータ処理の例を6つ紹介する。

 「フラッシュフィル」は「Microsoft Excel 2013」で登場した機能なので、すでに使っている人も多いだろう。しかし、どれだけ柔軟で強力なツールなのかは十分に理解していないかもしれない。新しいデータの入力や、既存のデータの整理が手軽にできる手段だ。以前は関数や数式を使わなければならなかったような処理が、望むパターンを入力して「Ctrl」+「E」を押すだけで実行できるようになった。簡単で単純だ。1回か2回入力すると、それに続く入力をフラッシュフィルが自動的に推測してくれるため、作業が少し楽になる。本記事では、その6つの方法を紹介する。

 この機能の使用に関しては、2つの要件がある。

  • ソースデータは一貫したパターンに従っていなければならない。
  • ソースデータを更新した後、フラッシュフィルの結果を更新する必要がある。

 何より素晴らしいのは、結果が明示的なデータであり、関数の結果ではないことだろう。そのため、ラッシュフィルの結果は処理しやすい。

 筆者は「Windows 10」の64ビット版システムで「Microsoft 365」を使用しているが、この機能はExcel 2013以降のすべてのバージョンでサポートされている。作業用のデータは自分で用意してもいいし、デモ用の.xlsxファイルをダウンロードしてもいい。フラッシュフィルはブラウザー版でもサポートされている。

1. フラッシュフィルの動作

 フラッシュフィルを使うのは簡単だが、自分がやりたいことをExcelに伝える必要がある。以下の3つのステップがある。

  1. ソースデータを入力する。
  2. ソースデータの右側で、自分が求めているものを最初のセルに入力する。
  3. 「Ctrl」+「E」を押してフラッシュフィルを実行すると、リストが完成する。

 場合によっては、Excelが理解するまでに、2回か3回の入力が必要になることもある。

 この最初の例は、フラッシュフィルの仕組みを学ぶ良いレッスンになる。図Aに示すように、このデータには一貫性がないため、結果にも一貫性がない。フラッシュフィルは最善を尽くしてくれる。問題はフラッシュフィルではなく、一貫性のないデータだ。この例では、フラッシュフィルは単純に、文字を右端から左端へと向かって読み取って、最初のスペースまでの部分を抽出している。フラッシュフィルが識別できたパターンはそれだけだ。

図A

最良の結果を得るためには、ソースデータに一貫性がなければならない。
最良の結果を得るためには、ソースデータに一貫性がなければならない。

 フラッシュフィルの不適切な使い方が分かったので、次はフラッシュフィルによって生産性の向上が可能になる例をいくつかみていこう。

2. フラッシュフィルを使用してテキストを抽出する方法

 図Bのシートで、B列のソースデータからファーストネームを抽出したいとしよう。これを実行するには、セルC3に「Susan」と入力して、「Ctrl」+「E」を押す。図Bを見ると分かるように、このソースデータもまだ一貫性がないが、今回の結果は最初の例よりも良くなった。ソースデータを変更して一貫性を持たせようとする場合は、必ずフラッシュフィルを更新しよう。つまり、もう一度フラッシュフィルを実行する必要がある。

図B

フラッシュフィルを使用してファーストネームを抽出する。
フラッシュフィルを使用してファーストネームを抽出する。

3. フラッシュフィルを使用してテキストを結合する方法

 先ほどの例では、フルネームを含むセルからファーストネームを抽出した。異なるセルに分割された名前の結合もできる。図Cは、セルD3に「Harkins, Susan」と入力して、D4に「Doe」と入力し、「Ctrl」+「E」を押した結果だ。その時点で、フラッシュフィルはパターンを完成させ、ファーストネームを入力できた。名前を結合しただけでなく、ファーストネームとラストネームを入れ替えて、コンマを追加した。

図C

フラッシュフィルはテキストを結合できる。
フラッシュフィルはテキストを結合できる。

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