経費精算・旅費精算 ラクス

経費精算をデジタル化で1日に--立替経費を銀行振込、ICカードととも連携

国内4店舗、国外2店舗を運営するエポンゴルフは、旅費精算書や接待申請書、支払請求書など申請書作成から承認までをデジタル化。キャッシュレス化して従来4日必要だった業務日数が1日に短縮できるという。

 オリジナルゴルフクラブを企画、開発、販売するエポンゴルフ(新潟県燕市)は、経費精算サービス「楽楽精算」を導入。アナログな課題が多かった業務をデジタルで効率化したという。3月23日、サービスを提供するラクス(渋谷区)が発表した。

 国内4店舗、国外2店舗を運営するエポンゴルフは、旅費精算書、接待申請書、支払請求書といった紙の申請書類で経費を精算。経理担当者の手による仕訳、会計ソフトへの入力が必要だったという。

 従業員の立替精算は小口現金対応のため、現金の受け渡し、残額の管理、帳簿への記入などが発生。申請の承認から精算完了までに時間がかかる、紙の回付や押印、小口現金精算などに出社が必要でテレワークできないなどが課題だったとしている。

 全社的に取り組むクラウドサービスでの業務改善の一環で、手入力や現金管理負担を軽減できる経費精算システムを検討。「自社システムを介さずに振込データや会計ソフトに取り込める仕訳データが作成できる」「他システムと連携できる」という点から楽楽精算を採用したという。

 紙の申請書作成から承認までの一連のフローをデジタル化。処理を一元管理しつつ、ペーパーレス化と承認時のハンコを撤廃したという。

FBデータ活用イメージ(出典:ラクス)
FBデータ活用イメージ(出典:ラクス)

 承認した申請データをもとに全国銀行協会形式のファームバンキング(FB) データを作成可能。インターネットバンキングを活用し、従業員への支払方法を小口現金から銀行振込に移行したという。経費精算業務をキャッシュレス化し、従来4日必要だった業務日数が1日に短縮できるとしている。

 4月からは全従業員へiPhone、交通系ICカード、コーポレートカードなどを配布しつつ、各拠点へICカードリーダーを設置。

 コーポレートカードで予約した新幹線の利用明細データを自動連携、交通系ICカードの利用履歴をICカードリーダー経由で連携など、楽楽精算と組み合わせて活用。出張精算のペーパーレス化を推進するとしている。

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