電子署名 アドビ株式会社

HIS、従業員のストックオプションで「Adobe Sign」--契約社員の契約更新にも

HISは、従業員を対象にしたストックオプションの契約に電子署名サービス「Adobe Sign」を活用。300人以上存在するパートナー、契約社員の契約更新手続きにも活用している。

 旅行事業などを営むエイチ・ アイ・エス(HIS、港区、連結従業員数1万6323人)は、電子署名サービス「Adobe Sign」を導入。2週間費やしていた送付作業を1週間に短縮するなどの効果を発揮しているという。1月29日、アドビ(品川区)が発表した。

 宿泊、飲食、交通、レジャー施設などのさまざまな業界、業種と多岐にわたって提携し、契約数は年間3000件を超えるという。契約に紙を活用し、書類の送付や捺印、保管や文書管理システムに登録する際のスキャンなど、多くの時間、手間、コストがかかっていたとしている。

 2016年には、従業員が自社株を一定の価格で購入できるストックオプション制度を導入。第1回目はグループ会社を含めた従業員1500人、第2回は1700人を対象に紙の契約書を郵送。担当する人事部としても早急な対策の必要性を感じていたという。

 月額での固定費の発生、相手によって難色を示す可能性などを懸念し、スモールスタートできるサービスを検討。契約数に応じたライセンス体系、世界中での利用実績などから、2020年2月にAdobe Signのエンタープライズ版を導入したという。

 スケジュールが緊迫していたストックオプション制度の契約業務では、上長の承認から20日程度で運用開始。

 メールアドレス入力済のCSVファイルを読み込めば1クリックで送信できる「Megaサイン」機能などを活用し、2~3人、2週間前後を費やしていた業務を、1人、1日程度に短縮。すぐに改修でき、署名者からの評価も高いという。

一括送信できるMegaサイン機能活用イメージ(出典:アドビ)
一括送信できるMegaサイン機能活用イメージ(出典:アドビ)

 進捗状況を容易に可視化、確認でき、リマインダーを自動設定可能。催促の連絡が不要になったとしている。

 300人以上存在するパートナー、契約社員の契約更新手続きにも活用。新型コロナウイルス感染症の影響で100件以上の書類が未回収だったが、導入即日でほぼ回収できたという。契約更新の全工程の約30%を削減、郵送代は完全になくなり、経費としては毎月10万円ほどを削減できていると説明している。

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