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「Gmail」大好き人間だから伝えたい“推し小技”--2021年上半期版(1)

グーグルのメールサービス「Gmail」の使いやすさに魅力を感じ、長い間使っている人も多いのではないか。ここでは、Gmailの便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。

 使い続けると、それがなくてはならない存在になる。そんな唯一無二ともいえるサービスのひとつに「Gmail」があると思う。マニュアルいらずで簡単に使えること、欲しい機能が揃っていることなど、Gmailの使いやすさに魅力を感じ、長い間使っている人も多いのではないか。

 筆者もGmailを好んで、10年近く利用している。“Gmail好き”をきっかけに、2018年よりGmailの便利技を紹介してきたのに続き、2021年もいろいろなティップスを取り上げる。本連載でも業務効率化・合理化に役立つGmail便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第1回目で、PCで使う場合を想定。

1.背景画像をカスタマイズして、Gmailを使うときの気分を上げる

 既にこれまでの連載で、Gmailで背景画像を変更できる旨を、お伝えしてきた。ご存知のように、Gmailにはたくさんの背景画像が用意されているのだ。

 今回、既存の背景画像を使いながらも、自分好みにカスタマイズする方法を紹介したい。まずGmailを開き、右上の「設定」ボタン(歯車のような形のボタン)をクリックする。「テーマ」→「すべて表示」から、ずらりと並ぶ背景画像のうち、好みのものを選択しよう。

 テーマによってはオプションの設定が可能だ。画面下にある「テキストの背景」(Aと書かれたアイコン)をクリック。ここではテキスト(メールスレッド)の背景を明るくするか、暗くするかを選択可能。初期設定では明るくなっている。背景画像の明るさに応じて選びたい。

 隣の「周辺減光」(楕円形マーク)では、画像中心部に対し四隅を暗くする効果を追加できる。スライドして減光度合いをコントロールしてみよう。「ぼかし」(ランダムな大きさのドットが並んだマーク)では、背景画像にぼかしを入れることができる。スライドしてぼかしの度合いをコントロールしてみるといい。

 単に背景画像を設定するよりも、背景に深みが出たり、見やすくなったりするのでおすすめだ。

2.複数のメールをまとめて選択できる機能を活用して、メール対応を時短化する

 特定のメールを複数選択して既読にしたり、アーカイブしたり、削除したりと、一括で処理したいシーンもあると思う。

 そんなときにメールを一通一通選択していると時間がかかる。そこでおすすめなのが、特定のメールを複数選択する際にワンクリックで済む方法だ。

 「メールを検索」下にある「□」横の▼マークをクリックしてみよう。「すべて」「選択解除」「既読」「未読」「スターつき」「スターなし」の項目がある。

 ここから、例えば「スターつき」を選択すると、スターつきのメールを一瞬ですべて選択できる。もし、選択を間違えた場合は、「□」をクリックすると選択が解除される。または「選択解除」をクリックするのでも同じ操作が可能だ。

 多くのメールを目視しながら、一通一通選択して何らかの操作をするのは、膨大な業務を進める上で手間になる。ワンクリックで選択できる方法を押さえておきたい。

3.検索する前後期間を絞り込んで、求めるメールを迅速に探し出す

 Gmailのメール検索機能はとても優れている。「メールを検索」に思い当たるキーワードを入れるだけでもいいが、より絞り込んだ検索をすることで、特定のメールにダイレクトにたどり着くことができる。

 「メールを検索」横の「▼」(検索オプションを表示)をクリックしてみよう。すると、送信先や件名、含むワード、含まないワードを指定できるなどの絞り込みが表示される。

 今回フォーカスしたいのは「検索する前後期間」だ。「1日」「1週間」「1ヶ月」などの項目があり、最長で1年まで期間を絞り込むことができる。

 検索したいメールが1年以内に届いている、との読みがあるなら、ここで期間を絞り込んで検索すると効率が良いだろう。また、おそらくこの日に届いているだろう、と目星がついているなら、「検索する前後期間」横のカレンダーマークをクリックし、特定の月日を選択してから検索するのでもいい。

 特に日々大量のメールをやりとりしている人にとって、目的のメールをいかに素早く取り出すかは重要なトピックだ。検索オプションを上手く活用してほしい。

 第2回に続く。

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