オフィスソフト

「Excel」の「すべて検索」機能--選択結果を使って操作を効率化

「Excel」のフィルターや「検索と置換」は便利だが、検索結果に削除や書式設定などの追加の処理を実行する場合、手間がかかることがある。「すべて検索」機能を使うことで、こうした処理が簡単になる。

 「Microsoft Excel」の「検索」機能は、同ソフトウェアのツールボックス全体で最も柔軟なツールの1つだ。データの検索と置換以外にも多くのことができる。たとえば、書式の適用や削除、検索文字列を削除せずに新しい文字列を挿入、スタイルの適用や削除、データの入れ替えなどの操作が可能だ。本記事では、「検索」機能で値を選択してから、何らかの方法でその値を操作する方法を説明する。また、そこからさらに一歩進んで、見つかった値の個々のインスタンスを削除してから、何らかの処理を実行する。これを「検索と置換」やフィルターでやるとなると、簡単にはいかない。

 筆者は「Windows 10」の64ビット版システムで「Microsoft 365」を使用しているが、古いバージョンを使っても構わない。作業用のデータは自分で用意してもいいし、デモ用の.xlsxファイルをダウンロードしてもいい。本記事の基本である「すべて検索」リストは、ブラウザー版でもサポートされている。残念ながら、ブラウザーではこのリストからアイテムを削除できず、「すべて検索」の機能が制限される。

Excelで「すべて検索」を使用してセルを選択する方法

 特定の値を含むセルを選択するという操作は、「検索」でよく実行するはずだが、本記事で紹介するオプションは、普段は使用しないものかもしれない。まずは、シート全体を検索するか、特定の範囲を検索するかを決める必要がある。ここでは、以下のように特定の範囲内で作業する。

  1. 図Aのデータを使用して、A2:D13を選択する。シート全体を検索する場合は、現在のシートの任意のセルをクリックするが、範囲を限定した方が、これからやることが簡単になる。
  2. 「Ctrl」+「F」を押して「検索」ダイアログを開く。あるいは、「ホーム」タブで「編集」グループの「検索と選択」オプションから「検索」を選択する。
  3. 「James」を含むすべてのセルを検索するために、「検索する文字列」の欄に「James」と入力する。
  4. 「すべて検索」をクリックすると、Jamesのすべてのインスタンスのリストが表示される。「次を検索」をクリックすると、Jamesの最初のインスタンスが選択されるが、今はクリックしないでほしい(必要に応じて「検索と置換」ダイアログを拡大しよう)。

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