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「Excel」の共同作業を柔軟に--シートビューで他のユーザーに影響なく表示切り替え

共有の「Excel」シートで作業していると、他のユーザーの操作によって、表示内容が突然切り替わることがある。「シートビュー」機能を使えば、カスタムビューを作成して、この問題を簡単に解決することができる。

 共同作業は、「Microsoft 365」の最新のセールスポイントだ。ドキュメントのリアルタイムでの共有が、これまでになく簡単になった。しかし、同じドキュメントで容易に共同作業ができるようになったために、新たな問題に直面する可能性がある。

 共有シートで作業していたら、何も入力していないのに、見ていたデータが突然消えて、同じデータが別の形で表示された、という経験はないだろうか。これがリアルタイムの問題だが、素早く簡単に解決する方法がある。「シートビュー」を使う方法だ。本記事では、この問題をもう少し詳しく説明してから、シートビューを使用した解決方法を紹介する。共同作業をしないという人も、この機能を使って自分用や同僚用のカスタムビューを作成することができる。

 筆者は「Windows 10」の64ビット版システムで「Microsoft 365」を使用しているが、2007年以降のものであれば古いバージョンを使っても構わない。作業用のデータは自分で用意してもいいし、デモ用の.xlsxファイルをダウンロードしてもいい。この機能は最初にブラウザー向けに提供されたため、ブラウザー版で問題なく使用できる。現在では大半のユーザーがデスクトップ版でも利用できるはずだ。

「Excel」のシートビューについて

 シートビューは、同じシートを共有している他のユーザーに邪魔されることなく、共有シートのデータ表示方法をカスタマイズできる機能だ。たとえば、フィルターを適用した際に、他のユーザーが同じデータを別の方法で並べ替えたりフィルタリングしたりしても、自分のフィルタリングの結果が突然消えることはない。必要なら、同じデータに基づいて複数のシートを作成することも可能だ。

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