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必要なのは業務スピードの向上--部門内でも始められるペーパーレスの効果

ペーパーレスは、IT部門ではなく、経理や財務、購買などの各部門が主導して進めた方がメリットを得られる。紙が存在している場所や時間を知っているのはそれぞれの部門だからだ。

 コロナ禍による強制的な在宅勤務で見えてきたのが、それまで回っていた業務が非効率だったという事実だ。紙をベースにしたワークフローと承認したことを示すハンコがその象徴的な存在だ。

 デジタル化すれば、いつでもどこでもPCで作業を進められることになり、業務プロセスのスピードを加速させられる。外出している上長を社内で待ったり、関係部署の人間を追いかけ回して承認を求めたりといった、物理的な作業にかかる時間を多く減らすことができる(根回しなどの合意形成はチャットで済ませられる場合もある)。

 日本企業が以前から取り組んできたペーパーレスは、紙という物理的存在を減らすことに意識が集中していたかもしれない(法律で定められた契約書の保管では、契約書をデジタル化すれば、紙の保管コストを削減できるというメリットを得られる)。しかし、ここに来て、ペーパーレスは業務のスピードを加速できるというメリットも実感できるようにもなっている。

 ペーパーレスは、IT部門ではなく、経理や財務、購買などの各部門が主導して進めた方がメリットを得られる。紙が存在している業務を知っているのはそれぞれの部門だからだ。

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