電子署名

コロナ禍で電子契約サービス採用--捺印の時間や承認漏れを削減、出社は月2回

オールアバウトがコロナ禍を転機に電子契約サービス「NINJA SIGN」を採用。捺印に必要な業務時間や承認漏れを減らしている。

 総合情報サイト「All About」を運営するオールアバウト(渋谷区)は、捺印業務時間の削減、承認フローの簡略化、事業部門の負担軽減などを目的に契約サービス「NINJA SIGN」を採用。時間を半減、承認漏れを減らしているという。8月17日、サービスを開発するサイトビジット(千代田区)が発表した。

 事業部門の承認、法務部門の最終承認をメール上で実施しており、確認、承認漏れが多発。捺印から承認までのリードタイム、法務からの承認催促などが課題だったという。

 新型コロナウイルス感染症の影響で3月から在宅勤務体制に移行し、電子契約サービスの検討を開始。比較サイトを見たり、複数社から直接話を聞いたりして情報収集し、コスト、使いやすさ、知名度、自社の業務フローに合うかなどを比較したという。

 事業部門でもスムーズに運用できそうなシンプルなユーザーインターフェース(UI)を決め手に採用。また、承認ワークフロー、捺印などの個別機能を組み合わせて捺印申請するのでなく、ワンストップの機能として搭載する唯一のサービスだったと説明している。

 導入後は、捺印処理のすべてをオンラインで処理。事業部門を含め、社内運用は1カ月半ほどで安定したという。1日30分ほど必要だった捺印業務を半減。出社、紙での押印が必要な業務は月2回までという運用に変更できたと説明。

 承認者側にも好評で、確認や承認漏れが格段に減少。法務からの催促も減ったとしている。

(左から)経営管理部 法務グループ マネジャー 高橋氏、経営管理部 村上氏(出典:サイトビジット)
(左から)経営管理部 法務グループ マネジャー 高橋氏、経営管理部 村上氏(出典:サイトビジット)

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