「Google カレンダー」は人生を記録する相棒だ。Google カレンダーに入ったスケジュールを振り返ると、自分がいつ、どこで、どんな仕事をしていたかが一目瞭然。使い心地が良すぎるあまり、仕事の予定はもちろん、仕事以外の予定もすべてGoogle カレンダーに一本化して久しい。これから先も使い続けることは間違いない。
そんなGoogle カレンダー大好きな筆者が、2020年上半期版に続き、下半期もさまざまなティップスを取り上げる。本連載では業務効率化・合理化に役立つGoogle カレンダー便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第3回目で、法人プラン「G Suite」をPCで使う場合を想定。
1．自分のカレンダーに説明を追加して、メンバーが予定に招待しやすい状態を整える
Google カレンダーを部署やチームのメンバーと共有する際、有効活用したい機能のひとつが、カレンダーに添える「説明」テキストである。画面上部の「設定メニュー」→「設定」→「マイカレンダーの設定」→「カレンダーの設定」へと進み、「説明」欄に必要な情報を入れるといい。
例えば、筆者の場合は社内メンバーに向けて、こんなテキストを入れている。「1000-1800までに会社の予定がある場合は、その内容をスケジュールに入れています。個人の予定がある場合は“予定あり”としています。1800以降の予定は反映していませんが、報告事項や何か困ったことがあれば、いつでも気兼ねなく連絡してください」。
10:00〜18:00というのは、「設定」から決められる「業務時間」を指している。業務時間は10:00〜18:00で、その後の予定は会社のGoogleカレンダーには反映していないが、用事があれば気軽に連絡してくれて構わない、といったメッセージを伝えている。
自分が決めている業務時間やスケジュールの入れ方について記載しておくと、他のメンバーが会議や打ち合わせを入れる際にも役立つ。「この時間帯は予定を入れないでほしい」といった要望を書き込んでおくのもいいだろう。
記載した説明文は「設定」→「他のカレンダーの設定」から、該当するカレンダーを選択した際に確認できる。
2．設定で基本的なゲスト権限を定め、個別の予定作成を時短化する
Google カレンダーの「設定」からは、ゲストの権限をあらかじめ指定しておくことができる。
画面上部の「設定メニュー」→「設定」→「全般」→「予定の設定」→「デフォルトのゲスト権限」から、「予定を変更する」「他のユーザーを招待する」「ゲストリストを表示する」の3項目のうち、適用したいものを選択すればいい。
ここで選択したものは、新規予定のすべてに適用される。そのため、設定ではゲスト権限を「これは必ず付与しておきたい」というような、最低限のものにしておくといいだろう。個々の予定でゲスト権限を変更するのは簡単だ。
画面左上の「＋作成」ボタンをクリック、またはカレンダーの任意の箇所にカーソルを置いてクリックし、新規予定を入力するポップアップが立ち上がったら、「その他のオプション」をクリックすると、右側に「ゲストの権限」を設定する項目が表示される。
元々設定しているゲスト権限とは異なる設定をしたい場合は、ここから必要な権限にチェックを入れ、「保存」をクリックすれば完了となる。
3．ワンクリックで日・週・月を移動し、予定確認を時短化する
Google カレンダーをスピーディーに操作するための小技をいくつか紹介したい。まず、画面上部の「今日」は、今日以外の予定を表示しているときでも、「今日」をクリックするだけで、当日の予定が表示される。
特に「週」や「日」表示にしているケースで、別の日の予定を表示しているとき、ふと「今日」の予定を参照したいなと思うとき、「今日」をクリックすると、瞬時に今日の予定に戻ってこられる。
一方で、「月」表示にしている場合、「今日」の使いどころはそれほどないと感じる。「今日」をクリックしても、「今日」の日付に丸が付くだけである。
「今日」の横にある「<」「>」はそれぞれ「前（日・週・月）」と「翌（日・週・月）」である。「日」表示にしている場合は前日、翌日へ、「週」表示にしている場合は前週、翌週へ、「月」表示にしている場合は前月、翌月へとワンクリックで遷移する。
わざわざ左上部のカレンダーの日付をクリックして移動しなくても、この機能があるとサッとページ移動できる。ささやかだが、知っておいて損はない機能である。
第4回に続く。
