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「Gmail」大好き人間だから伝えたい“推し小技”--2020年下半期版(4)

グーグルのメールサービス「Gmail」の便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。第4回の今回は、「iPhone」でGmailアプリを使う際のスワイプ動作を設定する方法などを解説する。

 慣れるとやみつきになる。そんなサービスのひとつに「Gmail」があると思う。シンプルな操作感、機能が見直され改良され続ける更新感など、Gmailの特長に魅了されて、長い間ヘビーユーザーでい続ける人も少なくないだろう。

 筆者もそのひとりであり、2018年よりGmailの便利技を紹介してきたのに続き、2020年もいろいろなティップスを取り上げている。本連載でも業務効率化・合理化に役立つGmail便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第4回目で、「iPhone SE」でGmailアプリをインストールして使う場合を想定。

1.スレッドリスト表示間隔・スワイプの動作を設定し、スマホ版Gmailを使いやすくする

 スマホでGmailをチェックするときもあるだろう。スマホアプリ版Gmailを使いやすくするために、あらかじめ設定しておきたいことがいくつかある。

 例えば、メールスレッドリストの表示間隔だ。こちらはPC版のGmailとは別に、スマホ版はスマホ版で設定する必要がある。この表示間隔というのは、視力はもちろん、単純に見た目の好みも関係していると思う。

 まず、左上のメニューボタン→下部に表示される「設定」をタップ。「スレッドリストの表示間隔」を「デフォルト」「標準」「最小」から選択し、「OK」をタップすれば完了だ。

 こちらの設定から「スワイプの動作」も選ぶことができる。右スワイプ、左スワイプそれぞれ、「アーカイブ」「ゴミ箱に移動」「既読または未読にする」「スヌーズ」「移動」「なし」のいずれかを選択しよう。

2.モバイル署名をカスタマイズして、スマホ版Gmail環境を整える

 モバイルから送信するときだけに適用される署名「モバイル署名」。こちらをオンにしてスマホからメールを送る際、最初の設定では「モバイル Gmailから送信」となっている。

 モバイル署名を使う場合は、こちらを自身の名前やPC版とは異なる署名に変更しておくことをおすすめしたい。

 「モバイル Gmailから送信」でも何ら問題はないが、この文言は本質的な意味を持たない。「PCから送信していない(=出先にいる可能性がある)」とは伝わるかもしれないが……。それよりは署名として意味を持つ内容にした方がいいのではないかと思う。

 左上のメニューボタン→下部に表示される「設定」から、この設定をしたいアカウント(「〜@gmail.com」「〜@---(会社のドメイン)」など、複数のGoogleアカウントを登録している場合は、いずれかを選択する)をタップ。「全般」→「署名設定」へと進み、「モバイル署名」下の白い空欄にモバイル署名を入力すれば完了だ。

 このモバイル署名は、宛先やメール本文、タイトルにテキストを入れたタイミングでは追加されない(送信する瞬間も、本文は自分が書いたテキストのみの状態)。メール送信後に追加されるのが、このモバイル署名の特徴だ。送信後のメールを見ると、本文の文字色とは違うグレーの文字で、本文末尾にモバイル署名が入力されている。

3.送信日時設定を活用し、最適な時間にメールを送信する

 PC版Gmailでの「メール送信日時設定」は以前取り上げたことがある。スマホ版Gmailでも送信日時を簡単に設定できる。

 画面下部「作成」をタップし、新規メールを立ち上げて、宛先や件名、本文などを入力後、右上にある3つの丸が横に並んだボタンをタップ。

 「送信日時設定」をタップし、「明日の朝(翌8:00)」「明日の午後(翌13:00)」「◯曜日(こちらは送信日時設定をタップした日時により異なる)の朝(8:00)」「日付と時間を選択」のいずれかを選択。

 事前にメール作成をしていても、送信日時は自由にコントロールできる。便利な送信日時設定機能をスマホでメール作成する際も使いこなしてほしい。

 今回は2020年7月時点で利用可能な機能を紹介した。仕事でGmailを活用することで、業務効率化・時短化を実現しやすくなるはずだ。また時期を見て、優れた小技を取り上げたい。

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