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「Excel」ピボットテーブルの基本--「データ」を有意義な「情報」に変換

「Excel」のデータは、そのままの状態では有効に活用できない場合もある。ピボットテーブルは、データを再編成して有意義な「情報」に変えるツールだ。その基本的な使い方を紹介する。

 「Microsoft Excel」にピボットテーブルツールが追加される前は、データの整理や分析のために、要約の関数や機能を使用しなければならなかった。その作業には困難が伴う場合が多く、目的を果たせないこともあった。今でもその方法で作業している人は、無理をしすぎだ。Excelのピボットテーブルツールを使って、生データを意味のあるレポートに変えてみよう。複雑な作業に思えるかもしれないが、実際はそうではない。これは生産性の向上に役立つ柔軟なツールだ。

 筆者は「Microsoft 365」を使用しているが、古いバージョンを使ってもかまわない。作業用のデータは自分で用意してもいいし、デモ用の.xlsxファイルをダウンロードしてもいい。ピボットテーブルツールは、ブラウザー版でも完全にサポートされている。

ピボットテーブルとは

 Excelのピボットテーブルツールは簡単に使えるが、慣れていない人は最初、少し戸惑うかもしれない。ピボットテーブルは、特定の範囲のデータをレポート用に再編成、要約することによって、データを分析できるオブジェクトだ。表示されるデータはソースデータから分離されており、ソースデータは一切変更されない。Excelにおけるピボットテーブルとは、ピボットテーブルの作成を支援するツールのことを指す。データをピボット処理して、必要な情報を意味のあるレイアウトで素早く取得できるため、扱うデータの大小に関係なく有用なツールだ。具体的には、並べ替え、グループ化、合計、集計などによってデータを再編成することができる。

 使い方の紹介に入る前に、「データ」と「情報」という用語について説明しておこう。データは、2次元の列と行の形式の値を指す。情報とは、そのデータから有意義な方法で抽出するものだ。たとえば、どの営業担当者がノルマを達成したのか、各クラスで成績評価値が最も高いのはどの生徒か、といったことが情報にあたる。ピボットテーブルを使えば、月次の売り上げを製品別、販売地域別、さらには担当者別に表示することができる。教師をしている人なら、生徒の平均点をクラス別や科目別に表示させることも可能だ。筆者はピボットテーブルを使用して、クライアントごとの収入の現時点での合計を把握している。2次元のスプレッドシートでは、意味のある情報を見つけるのは容易ではない。

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