文書管理 クニエ

企業が目指すべき文書管理への行程--現状を把握して整理するだけで30%削減

ペーパーレスを達成すべく「文書管理」をまい進する企業は多いが、「文書保管」になってはいないだろうか。クニエでインシデントリスクマネジメント担当マネージャーを務める難波氏は、実現のために重要な要素に「原本性」「検索性」そして「人」を挙げる。

3.文書を整理した後でこそ活きる文書管理システム

 ここまでくると、実はかなり会社内の文書は整理されている。なぜなら紙文書の厳格なスキャンや電子ファイルの重複削除による原本性の確保、さらにファイル名やフォルダ名の統一、属性付与、フォルダの構造化による検索性の確保が実現できているからである。

 勘違いされている方も多いが、文書管理システムが原本性と検索性を確保するのではない。本来は、この状態になって初めて自社に適した文書管理システムを導入すべきである。

 文書管理システムにはそれぞれ特性があり、自社が求める要件に合ったものを見極めるべきであり、かつそのシステムに応じた運用ルールを構築する必要がある。その際、原本性の観点で言うと、システム導入後、バージョン管理とライフサイクル管理(保存期間が過ぎた文書の消去)は確実に行うことをお勧めする。

4.文書管理はシステムではなく人が行うこと

 今回目指すべき文書管理を実現する方法として、最初に紙文書の電子化を挙げた。その中で、「責任者や担当者の選定」と前置きのように書いたが決して軽視しているわけではない。

 本稿のテーマでもある文書管理を破綻に追い込んでいるのは紙でもシステムでもなく間違いなく人である。

 企業の文書管理を見ていると、総務部門と情報システム部門が責任を擦り付け合いながら行っていたり、文書管理責任者を誰も把握していなかったり、文書管理は利益にならないからと経営層が関与しなかったりと、人起因で悪化していることが筆者の経験上非常に多い。

 企業が目指すべき文書管理を実現するために必要なことは、「原本性」「検索性」そして「人」である。

 原本性とは、紙原本からの脱却、そして複製に頼らない原本管理への移行である。

 検索性とは、その原本を関係者全員が容易に検索できる状態のことである。

 そして人とは、経営層が文書管理に興味を持ち、文書管理責任者や担当者が会社の文書に責任を持ち、社員一人ひとりが管理ルールを守る意識を持つことである。

 あなたが作成した文書はあなた個人の文書ではなく、会社の資産である。一方で会社の全ての文書は、あなたの資産でもあることを忘れないでほしい。

難波 孝(なんば たかし)
クニエ インシデントリスクマネジメント担当
マネージャー

公認不正検査士(CFE)、文書情報管理士、ファイリングデザイナー。 大手監査法人を経て現職に至るまで文書管理コンサルタントとして15年以上の経験を有する。数多くの不正、不祥事、海外訴訟(eDiscovery)対応に携わった経験を生かし、企業の文書管理に関して業務効率改善のみならずリスクマネジメントの観点からも支援している。

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