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「Microsoft Teams」でタグを使用するには

「Microsoft Teams」でタグを使用すれば、チーム所有者は、チーム内に小さなグループを作成し、コミュニケーションを容易にすることができる。

 「Microsoft Teams」コラボレーションアプリに関して、Microsoftはあらゆることに思いをめぐらせたようだ。残念なことに、そのせいで、比較的単純なインターフェースに多くのものが詰め込まれてしまった。いくつかの項目は、見つけにくい場所に配置されている。タグ付け機能もその1つだ。チーム所有者はこの機能を使用して、チーム内に小さなグループを作成し、コミュニケーションを容易にすることができる。

 タグは、特定のプロジェクトや特定の部門内のサブチーム、Microsoft Teamsのチャットウィンドウで単純な「@」メンションを通して簡単にコミュニケーションをとる必要があるそのほかのグループ用に作成できる。Microsoft Teamsでタグを使用する方法を理解するには、いくつか解決しなければならない問題があるが、それさえ乗り越えれば、簡単に活用できる。

 まず、Microsoft Teamsでタグを作成する権限が自分にあるかどうかを確認する必要がある。個人や小規模企業のMicrosoft Teamsリーダーの場合は、Teamsアプリ内でそれを設定できる。大企業でMicrosoft Teamsを使用している場合は、Teams管理者に連絡して、クラウドベースの管理コンソールである「Microsoft Teams Admin Center」(Microsoft Teams 管理センター)で設定を変更してもらう必要がある。

 ここでは、読者の皆さんが個人ユーザー、またはMicrosoft Teamsを無料で使用しているユーザーだという前提で、説明を進める。「Teams」タブに移動して、タグを作成したいチーム名の右側に表示される3つのドットアイコンをクリックする(図A)。表示されたメニューで、「Manage Team」(チームを管理)をクリックする。

図A

図A

 これにより、別のメニューが表示される。左から3番目の「Settings」(設定)項目をクリックする。「Team Management」(チームを管理)の「Settings」(設定)タブ(図B)で、「Choose Who Can Add Tags」(タグを追加できるユーザーを選択します)フィールドを選択すると、チーム所有者のみに制限されているのか、それとも、すべてのメンバーが利用できるのかを確認できる。

図B

図B

 皆さんがチームの所有者であり、Microsoft Teamsでタグを作成したい場合は、これで完了だ。チームメンバーが追加のタグを作成できるようにしたい場合は、このオプションを切り替えるといい。あなたがチームメンバーであり、タグを作成する必要がある場合は、所有者にタグの作成を依頼するか、あるいは、自分で作成できるように設定してもらう必要がある(図C)。

図C

図C

 Microsoft Teamsでタグを作成する準備ができたので、実際に実行してみよう。図Aのメニューに戻る。おそらく下部に「Manage Tags」(タグを管理)という項目が表示されていたはずだ。「Manage Tags」(タグを管理)をクリックすると、既存のタグのリストか、あるいは、最初のタグを作成するように求めるウィンドウが表示される(図D)。

図D

図D

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