誰かから「Microsoft Excel」シートを引き継いだが、自分のいつものやり方に合わないシートだったという経験は、多くの人がしているはずだ。それが何らかの単純な追跡記録シートなら、多くの場合、自分の作業方法に合うように変更することができる。
たとえば、財務用シートの構造ではなく、従来のデータベースの設計に従うシートで作業することは珍しくない。そうした状況では通常、新しい構造を一から作成しなくても、数式をいくつか使用して構造を作り変えることが可能だ。本記事では2つのIF()関数を使用して、単純な「データベース」シートを、別の列の値に基づいて複数の列に分割する。
筆者は「Office 365」（デスクトップ版）を使用しているが、古いバージョンを使っても構わない。デモ用の.xlsxファイルをダウンロードすると便利だが、自分で作業用のデータを用意してもいい。これらの数式はブラウザー版でも機能する。
IF()関数を使用する理由
データベース形式では、多くのデータが型によって定義される。そのため、実際の値を入力するフィールドが1つだけで済む。図Aに示すように、これはExcelでも可能だ。この単純なテーブルは、値フィールドが1つしかなく、それぞれの値が借方または貸方として定義されている。Excelでこのテーブルの値列を2つにして、1つを借方用、もう1つを貸方用とし、取引タイプのフィールドは削除して、各値列のヘッダーに取引タイプを記載することもできる。
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