文書管理 クニエ

日本企業における文書管理システムの黒歴史--「検索性」の意味を勘違い

ペーパーレスを進めるポイントはどこにあるだろうか。クニエでインシデントリスクマネジメント担当マネージャーを務める難波氏が今までの歴史を振り返りながら考察する。

 前回は、多くの日本企業での紙文書の扱い方、法律的な観点などからペーパレスを阻害する原因を紹介した。今回は、データを扱うシステムの歴史を紐解きながら対処法を考察する。

 デジタル化が進む中、企業や団体の文書管理に関して筆者が受ける相談として今も昔も変わらず多いのが「検索性の向上」だ。これだけさまざまな文書管理システムが世に出回り、さらにはそのほとんど全てのシステムが検索性の向上をアピールポイントの一つとしてうたっているのにもかかわらずである。

 データ量の爆発的増加や電子文書に属性が付与されていないなどが原因として良く挙げられるが、それは小さな素因のひとつに過ぎない。筆者の考える根本的原因は「企業が検索性の意味を勘違いしている」ということである。検索性の意味を実は誰も知らないのだ。

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