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「Excel」ピボットテーブルで上位数件のレコードを表示--標準フィルターを使う方法

「Microsoft Excel」のピボットテーブルで、標準のフィルターを使って上位数件の値だけを表示する方法を解説する。また、その際の問題と回避方法もあわせて見ていく。

 以前、米TechRepublicの記事「『Excel』の条件付き書式--強調表示する上位の値の数を簡単に変更」で、Microsoft Excelのデータセット内の上位数件の値を強調表示する条件付き書式を2つ紹介した。すべてのデータを表示したい場合は、どちらを使っても構わないが、上位数件のレコードだけを表示(他のレコードはすべて除外)したい場合は、別の戦略が必要になる。

 幸い、Microsoft Excelには、ピボットテーブル用の標準のフィルターが用意されており、これを使って上位(または下位)数件のレコードを表示することができる。本記事では、簡単なピボットテーブルを作成し、標準のフィルターを使用して、データソースの上位10件のレコードだけを表示する。その後、結果に関するいくつかの問題と、考えられる解決策について取り上げる。この後半部分の内容こそが、自分にとっての最新の情報だという読者もいるかもしれない。

 筆者は「Office 365」(デスクトップ版)を使用しているが、このテクニックはリボン形式の古いバージョンでも利用できる。作業用のデータは自分で用意してもいいし、デモ用の.xlsxファイルをダウンロードしてもいい(本記事の手法は旧式の.xlsバージョンでは利用できない)。ブラウザー版では、ピボットテーブルの表示は可能だが、ブラウザー内でコードを実行することはできない。

Excelでピボットテーブルを作成する方法

 このセクションでは、ピボットテーブルの作成方法を説明する。作成方法を知っている人は、このセクションを飛ばしてもらって構わない。図Aのデータセットを使用してデモ用のピボットテーブルを作成するには、以下の手順を実行する。

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