この数カ月間は誰もが、ビデオ会議に付き物のぎこちなさを我慢しなければならなかった。「Zoom」や「Microsoft Teams」の会議では、技術的な問題がなくても、参加者が手がかりを見落とす、話し声が重なる、もう一度言ってほしいと頼まれるなど、ぎくしゃくした状態になることがある。多くの人が1日に4〜5時間もビデオ会議に費やしており、そのせいで気まずさが大きく増すこともあるだろう。そのため、ビデオ会議は疲れ果てるだけで時間の無駄だと考える労働者が多いことは、驚くにはあたらない。
そこでGoogleは、この問題の解決に役立つ有益な情報やアイデアをいくつか紹介した。GoogleのUX研究者であるZachary Yorke氏は、会議をサイバースペースで開催するときに経験する苦痛を、科学的に説明できるとしている。具体的には、人類が進化して、現代の私たちのように（全体的に）優れたコミュニケーションをとれるようになった過程で説明できるという。
簡単に言えば、ビデオ会議では、実際に会って話すときのように表情やしぐさから雰囲気を読み取るのが難しくなり、自分が話し始めるタイミングや、誰かが口を挟もうとしていることを判断しづらくなる。加えて、アイコンタクトや参加者間の物理的な距離がないために、ロボットのように無機質で冷たい印象の会議になりがちで、会話がとまってしまうことがある。
Googleが示した5つのヒントに目を通して、会議に人間味を取り戻し、毎日のZoom会議でのエチケット違反を減らしてほしい。
1. ゆっくりと話す
ビデオ会議では、話を遮られることが多い。その原因には、不安定な接続や、発言の順番についての混乱など、さまざまなものがある。
GoogleのYorke氏によれば、遮られずに最後まで話せるか、自分の主張を言い終わる前に話を遮られるかは、わずか数ミリ秒の差で決まることもあるという。「誰かの口から出た音が0.5秒後まで自分の耳に届かなければ、そのことに気づくはずだ」とYorke氏は述べる。
「それは、発言の間の沈黙を最小限に抑えつつ、相手と同時に話すのを避けようとする習慣が染み付いているからだ。音声の遅延やミュート解除ボタンの押し損ないが原因の0.5秒（500ミリ秒）の遅れは、私たちが対面の会話で慣れている遅延時間の2倍を超えている。こうした遅延により、順番に話していくという会話の基本的な構造に混乱が生じる」
意外かもしれないが、実際にはゆっくり話す方が話を遮られる確率が低くなる。これはおそらく、文と文の間で少し長く休止することに、聞き手が慣れていくからだろう。「次回のビデオ会議では、不意に話を遮られないように、話す速度にブレーキをかけてほしい」。Yorke氏はこのように述べた。
「少人数の会議の場合は、ミュートを使わずに、口頭での反応（相づちや『OK』など）を少し交えて、積極的に耳を傾けている姿勢を示してみよう」
2. 雑談のための時間を設ける
会議はオフィスの伝統として大切にされてきたわけではないが、少なくとも、顔を合わせて交流する機会や、近況を聞く機会にはなっていた。リモートワークへの移行により、同僚の最近の話題を聞いて、自分の家庭生活の新しい出来事を話す機会が少なくなっている。
