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「Excel」の条件付き書式--意図したとおりに機能しないケースとその対策

「Microsoft Excel」の条件付き書式は便利だが、思うような結果を得られず、さらにそのことに気づけない場合もある。条件がうまく機能しないケースと、その対策を紹介する。

 「Microsoft Excel」の条件付き書式は、すぐに書式を適用できる柔軟なツールだ。データを更新すると、それに応じてルールが書式を更新する。簡単に適用できるが、いつも思ったとおりに機能するとは限らない。ときには、予想外の動きをしていることに気づかない場合もある。

 本記事では、あるケースでは機能して別のケースでは機能しないExcelの数式ルールについて説明する。まずは、4列のデータセットの特定の値を強調表示する簡単な数式を見ていく。次に、同じルールを一連のラベルに適用してみるが、そのケースでは適切に機能しない。

 筆者は「Office 365」(デスクトップ版)を使用しているが、古いバージョンを使っても構わない。ここから先は、デモ用の.xlsxファイルをダウンロードしてほしい。ブラウザーは既存の条件付き書式ルールをサポートするが、ブラウザーで数式ルールを適用することはできない。

適切に機能する条件付き書式ルール

 Excelの数式ルールは、読者の皆さんも使ったことがあるはずだ。簡単に適用できるが、扱いが難しい場合もある。ルールをデータセット(基本的には配列)に適用することで、選択した値を1つのルールによって書式設定できる。これを説明するため、図Aに示す単純なデータセットで、21以下の値を強調表示する(この例では21という数字や等価演算子を使用しているが、他の数字や演算子でも構わない)。

図A

条件付き書式ルールを使用して、21と等しいかそれより小さい値を強調表示する。
条件付き書式ルールを使用して、21と等しいかそれより小さい値を強調表示する。

 まず、Excelで書式設定するデータ(ここではC3:F6)を選択して、以下の手順を実行する。

  1. 「ホーム」タブ(の「スタイル」グループ)で「条件付き書式」をクリックして、「新しいルール」を選択する。
  2. 上部ペインの一番下のルール(「数式を使用して、書式設定するセルを決定」)を選択する。
  3. 2つ目のペインで、以下の数式を入力する。
    =C3:F6<=21
  4. 「書式」ボタンをクリックして、適用する書式を選択する。ここでは、(「フォント」タブの)「色」ドロップダウンから赤を選択した。
  5. 「OK」をクリックして数式と書式(図A)を確認した後、「OK」をクリックして、図Bの結果を確認する。

図B

選択した範囲(C3:F6)の21以下の値がすべて赤色になった。
選択した範囲(C3:F6)の21以下の値がすべて赤色になった。

 これはExcelの単純なルールだ。皆さんも業務で同様のルールを適用したことがあるだろう。この例では問題ないが、値ではなく、それに対応する名前だけを強調表示したい場合はどうだろうか。このルールは名前にも同じように適用されると思うかもしれないが、そうはならない。なぜなら、条件の参照先に複数の列が含まれているからだ。実際にどうなるか見てみよう。

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