企業が抱えるよくある課題を「kintone」でどう解決するのかを紹介する本記事、第3回は、デジタルリテラシーが低い社員にシステムを使ってもらえない、という壁に直面した企業が課題を解決したケースを取り上げる。
新しいシステムを活用してもらうには工夫と努力が必要
業務システムをリプレースしたり新規導入したりする際、最も重要なのは社内で使ってもらうことだ。せっかくコストをかけて入れたのに、使ってもらわないと無駄になるだけでなく、データが分散してしまう原因にもなる。経営陣からの命令となれば強制的に使うしかないが、デジタルリテラシーが低いと、活用しきれないことが多い。
デジタルリテラシーの高い人は簡単に使いこなせるので理解しにくいかもしれないが、デジタルが苦手な人にとっては、これまで慣れ親しんできた業務フローを変えるのは、とても負担が大きい。新しいシステムを導入する際は、とにかくユーザーが使いやすいように考えることが重要になる。
例えば、あるIT会社では、営業報告をkintoneアプリで行っているが、自分の名前を入力させないようにした。デジタルリテラシーが低い人は、データを照合する際、文字列がきちんと一致しなければならないということがわかっていない。「山田太郎」と入力しなければならないところ、苗字だけだったり、ローマ字やカタカナにしたり、姓名の間にスペースを入れたり、人によってはそのスペースが半角だったりする。そこで、ルックアップ機能を使い、自分の名前を呼び出して正確な文字列が入るようにしている。そのおかげで、デジタルが苦手な人でもきちんとしたデータを入力できるようになった。きちんと入力しろ、と命令してもミスが起きるだけなのだ。
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