電子署名 帳票管理 Holmes

法務部門に寄せられる相談をナレッジ化できる契約マネジメントの有効性

契約業務に必ず付随する「相談」業務を効率化する手段はないだろうか。ホームズクラウドで「システム化」する場合を想定して解説する。

 前回は、一つひとつの契約プロセスを見直し、各契約書の管理、関連する契約相互の管理をどのように実践すればいいのかを解説した。

 ただ、社内の契約業務としてもう一つ重要な要素がある。それは「相談」である。

  • 「今度の取引は今までと違う取引内容になりそうだけれど、契約上のリスクはあるのだろうか」
  • 「新しいビジネススキームを敷くことになったが、どんな契約にするべきなのだろうか」
  • 「弊社の◯◯契約について、基本的にどういうスタンスをとっているのか」
  • 「契約を交わした取引先と、しばらくしてからトラブルになったが、契約上どのように対応すればよいのだろうか」
  • など、契約にまつわる相談ごとは意外と多い。

     相談する側からすれば、こういった質問は全てが“初めて”の経験だろう。一方、回答をする法務部門からすると、「こういった回答は以前、他の部署の人にもしたことがあるな」「この質問はよく聞かれることがあるな」と思うことが多々あるはずだ。また、相談する人によって内容がまちまちで、要領を得られず、必要な情報を収集するのに余計な時間や手間がかかるといったケースもある。

     このように、企業内で起こる相談業務にも、生産性向上のチャンスが転がっている。今回は、契約マネジメントの視点から、こういった相談業務をどのようにアップデートすることができるのかについて、解説していく。

    相談の内容をナレッジ化

     ホームズクラウドは契約書に限らず、相談業務についてもカバーする機能が備わっている。相談のやり取りができるだけでなく、そこから生まれた回答が全社的に展開すべきものであれば簡単にナレッジ化することができる。さらに、ナレッジは契約書や契約関連業務などに紐付けることで、いろいろな形で活用可能だ。

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