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「Excel」の条件付き書式--強調表示する上位の値の数を簡単に変更

Excelの条件付き書式で、上位数件の値を強調表示するのは簡単だが、その数を変更するのは手間がかかる。数式を組み合わせて、強調表示する件数を動的に変更する方法を紹介する。

 通常、ダッシュボードビューは柔軟性に優れており、ユーザーは基準を簡単に変更できる。たとえば、データセットの上位10件の値を確認したい場合もあれば、最大値のみ、あるいは上位5件の値、上位3件の値を確認したい場合などもあるだろう。幸い、これは「Microsoft Excel」の条件付き書式機能で、あまり手間をかけずに実行することができる。本記事では、データセット内の上位の値を強調表示する2つの条件付き書式を紹介する。1つはダッシュボードで使えるほど柔軟ではないが、もう1つは柔軟な使用が可能だ。

 筆者は「Windows 10」の64ビット版で「Office 365」(デスクトップ版)を使用しているが、このテクニックは古いバージョンでも利用できる。作業用の.xlsxファイルは、こちらからダウンロード可能だ。このテクニックは、以前のメニューバージョンではサポートされていない。ブラウザー版では既存のファイルの.xlsx条件付き書式がサポートされる。標準の上位のルールはオンラインで適用できるが、数式ルールはオンラインで適用できない。

Microsoft Excelの標準のルールを使用する方法

 Excelには、上位の値や下位の値に書式を設定する条件付きルールがいくつか用意されている。使いやすいルールだが、動的ではない。データの個数は変更可能だが、ボタンやメニューを何度も操作しなければならず、データの数をすぐに変更することはできない。

 とにかく、このルールを見てみよう。柔軟性があまり必要でない場合は、実装が容易で、うまく機能する。図Aの簡単なデータセット(画像はその一部)で、標準の条件付きルールを使って製品価格の上位10件を強調表示する。

図A

上位10件の製品価格を強調表示する。
上位10件の製品価格を強調表示する。

 では、製品価格の上位10件を以下の手順で強調表示してみよう。

  1. 製品価格E3:E47を選択する。最初にソートする必要はない。行全体を強調表示したい場合は、B3:E47を選択する。
  2. 「スタイル」グループ(「ホーム」タブ)で「条件付き書式」をクリックして、ドロップダウンから「上位/下位ルール」を選択する(図B)。
  3. 左側のドロップダウンで、データの数を設定できる。任意の値を選べるが、デフォルトは10だ(図C)。右側のドロップダウンでは、いくつかの所定の書式から適切なものを選択する。図Dは、両方のデフォルト設定をそのまま使用した結果を示している。

図B

上位/下位ルールを選択する。
上位/下位ルールを選択する。

図C

データの数と書式を設定する。
データの数と書式を設定する。

図D

この条件付きルールは製品価格の上位10件を強調表示する。
この条件付きルールは製品価格の上位10件を強調表示する。

 ルールの作成中はデータの数を任意の値に設定できるが、この値をすぐに変更することはできない。そのためには、数式ルールが必要になる。

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