「Zoom」会議で画面上のドキュメントを共有するには

　ラックスペースに設置する価値のあるコラボレーションツールは、必ず画面共有機能を備えている。それは「Zoom」も同じだ。オンライン会議の重要な一部である画面共有は、使い方さえ分かっていれば、簡単に利用できる。

　Zoomでは、ドキュメントもプレゼンテーションも動画も画像も共有できるが、必要以上に複雑なプロセスを使い続けることは避けてほしい。このチュートリアルで紹介する手順を実行しよう。

　会議中に画面上のドキュメントを共有する前に、乗り越えなければならないハードルがいくつかある。その方法は2つある。1つ目は、会議を開始する前にドキュメントを開いて、その後で画面共有を実行する簡単な方法だ。

　最初に、会議中に画面上で共有したいドキュメントを開く。Zoomを開いて会議を開始したら、画面下部のバーにある「Share Screen」（画面の共有）ボタンを探す。そのボタンをクリックすると、図Aのウィンドウが表示される。

図A

　デフォルトで開く「Basic」（ベーシック）タブで、共有したいウィンドウを見つけてクリックし、画面上の指示に従って、Zoomに権限を付与する。その後、図Bのような共有画面が表示される。

図B

　Zoom会議で画面上のドキュメントを共有するもう1つの方法は、画面共有ウィンドウの「Files」（ファイル）タブからアクセス可能で、クラウドプロバイダーに保存されたドキュメントに限定されている（図C）。

図C

　この方法では、クラウドアカウントをZoomとリンクさせる必要がある。これにより、Zoomでホストされているバージョンのクラウドドライブにアクセスして、共有するドキュメントを選択することが可能になる。必要なドキュメントを選択すると、Zoomは自動的にそのドキュメントを新しいタブで開いて、画面共有を開始する。

　注：2つ目の方法は必須ではない。すでに開いているドキュメントを対象に基本的な画面共有を実行する方法に比べて、無駄な手順が増えるだけだからだ。