コミュニケーション

ビデオ会議をスムーズに--効果的に活用する5つの工夫

現在は、多くの企業で出張の代わりにビデオ会議の開催が求められている。ビデオ会議ツールを活用して、その利点を最大限に活用する5つの方法を紹介する。

 好むと好まざるとに関係なく、新型コロナウイルス(COVID-19)の感染拡大による昨今の出張禁止や新しい企業ポリシーなど、さまざまな理由で自分がビデオ会議のリーダーになることは十分に考えられる。先ごろ公開の記事にあるように、ビデオ会議ソフトウェアは、プラグインが見つからなかったり、画像にブロックノイズが発生したりしていた時代を乗り越えて、ようやく成熟段階に達しつつある。

 しかし、テクノロジー分野のあらゆるものがそうであるように、適切に使用しない限り、ツール自体はほとんど何も成し遂げてくれない。新しいツールを使用する際に、模範を示して他者を導くことは、リーダーとしてのわれわれの仕事である。ビデオ会議の可能性に興奮している人も、自分のチームから物理的に離れることを躊躇しているリーダーもいるはずだ。本記事では、それらのリーダーのために、ビデオ会議ツールを活用して、その利点を最大限に活用する5つの方法を紹介する。

1. 実際にビデオ機能を使用する

 おそらく、新しいビデオ会議ツールの最悪の使用法は、電話の下位代替品として使用することだろう。最新のツールは容易にインストール可能で、よく考えられたユーザーインターフェースを備えているとはいえ、コンピューターやタブレットにぎこちなく話しかけるよりも、電話機を手に取って会議番号をダイヤルする方がおそらく楽なはずだ。しかし、ビデオカメラを起動すると、両者の力関係は逆転する。チームが仕事に集中しているのか、それとも困惑しているのかを簡単に確認したり、誰かが疑問を抱いていることを把握したりすることが可能になる。電子メールのチェックなど、ほかのことに集中しているかもしれない、姿の見えない相手の声を聞くのではなく、視覚的に相手とやりとりすることで得られる利点は、ほかにもたくさんある。

 リーダーであるあなたがビデオを使用しなければ、これらの利点は1つも生じない。常にビデオを利用するだけでなく、姿を見せない人に優しい冗談も言うことで、模範を示そう。おそらく、「Tim、皆が君の笑顔を見たがっているよ」と言うだけで、基準が設定され、全員が姿を見せることが求められているという暗黙の了解が共有されるはずだ。

2. 堅苦しくならない

 現在のCOVID-19発生のように、自分では制御不能な状況のせいでチームがビデオ会議を余儀なくされた場合、リーダーであるあなたは、皆が同じ状況にいて、悪条件下で最大限の努力をしていることにさりげなく感謝の意を表するといい。後ろを歩く犬やキッチンの隅に追いやられた仕事場を見られたくないからといって、カメラをオフにしてはいけない。同様に、「オフィスウェア」を着用しなくても大丈夫だ(ただし、パジャマはお勧めできない)。自分が想定外の状況で最善を尽くしており、チームを機能させ続けるために努力していることを示すこと、そして、チームがリモートワークのさまざまな課題に一致団結して対処していることにさりげなく感謝の意を表することを目指すべきだ。

3. インタラクティブ性を維持する

 筆者の経験では、ビデオ会議が効果的に機能するのは、参加人数が多くても8人以下のときだ。それ以上人数が増えると、1人が「話し専門」になる一方で、ほかの参加者が誰も耳を傾けなくなるという点で、遠隔会議のようになる。「質問はないか」という常套句を繰り返す代わりに(この質問をしても、通常は誰も発言しない)、特定の人間に鋭い質問をぶつけてみよう。「Mary、あなたの地域にはどのような影響があるだろうか」「Raul、これに関して、あなたのチームはどのような疑問を抱くだろうか」といった類いの質問は、効果的に機能し、参加者の興味を引きつける。

4. ツールのすべての機能を利用する

 ほとんどのビデオ会議ツールは、音声や動画、画面の共有といった通常の機能をはるかに超えて進化しており、バーチャルホワイトボードや、共有画面上に描画する機能などのツールが組み込まれている。これらの機能は、ドキュメントの編集方法に変化をもたらす可能性がある。多くの場合、会議室でプロジェクター上のドキュメントを「操作」しているかわいそうな担当者に向かって叫ぶよりも、チームがビデオ会議でドキュメントをマークアップする方が効果的だ。チームがタッチスクリーン搭載のノートPCやタブレットを所有している場合、ホワイトボード上に「指で描く」ことによって、ブレインストーミングセッションに革命的な変化がもたらされるかもしれない。

5. テストのための会議を数回実施する

 重要な会議で、全員を接続する作業に15分間を無駄にしてしまうのを避けるため、最初に、議題のない20分間の会議を数回予定に入れよう。これらの会議では、ツールがインストールされており、ログインが作成されていることを確認する機会をチームに提供し、全員にこのプロセスに慣れてもらう。共有ホワイトボードのような高度なツールや多種多様なデバイスの使用を試してみたい場合は、それらのツールを採用して、実験的な会議を一緒にやってくれるチームメンバーを何人か見つけよう。新しいことを試す前に、これらのテストセッションで問題を解決して、チームに使い方を指導できるようにしておく。簡単に使用できるという印象を与えれば、チームは高度な機能を歓迎してくれるだろう。適切に機能させるために、何回かのテストを実施したことを知らせる必要はない。

 ビデオ会議は対面でのやりとりに完全に取って代わるものではないが、どのような状況でバーチャルに働くことになるにせよ、リーダーであるわれわれはビデオ会議ツールに習熟し、最大限の価値を得る自分の能力に自信を持つべきだ。

提供:Aleutie, Getty Images/iStockphoto
提供:Aleutie, Getty Images/iStockphoto

この記事は海外CBS Interactive発の記事を朝日インタラクティブが日本向けに編集したものです。

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