コミュニケーション

ビデオ会議をスムーズに--効果的に活用する5つの工夫

現在は、多くの企業で出張の代わりにビデオ会議の開催が求められている。ビデオ会議ツールを活用して、その利点を最大限に活用する5つの方法を紹介する。

 好むと好まざるとに関係なく、新型コロナウイルス(COVID-19)の感染拡大による昨今の出張禁止や新しい企業ポリシーなど、さまざまな理由で自分がビデオ会議のリーダーになることは十分に考えられる。先ごろ公開の記事にあるように、ビデオ会議ソフトウェアは、プラグインが見つからなかったり、画像にブロックノイズが発生したりしていた時代を乗り越えて、ようやく成熟段階に達しつつある。

 しかし、テクノロジー分野のあらゆるものがそうであるように、適切に使用しない限り、ツール自体はほとんど何も成し遂げてくれない。新しいツールを使用する際に、模範を示して他者を導くことは、リーダーとしてのわれわれの仕事である。ビデオ会議の可能性に興奮している人も、自分のチームから物理的に離れることを躊躇しているリーダーもいるはずだ。本記事では、それらのリーダーのために、ビデオ会議ツールを活用して、その利点を最大限に活用する5つの方法を紹介する。

1. 実際にビデオ機能を使用する

 おそらく、新しいビデオ会議ツールの最悪の使用法は、電話の下位代替品として使用することだろう。最新のツールは容易にインストール可能で、よく考えられたユーザーインターフェースを備えているとはいえ、コンピューターやタブレットにぎこちなく話しかけるよりも、電話機を手に取って会議番号をダイヤルする方がおそらく楽なはずだ。しかし、ビデオカメラを起動すると、両者の力関係は逆転する。チームが仕事に集中しているのか、それとも困惑しているのかを簡単に確認したり、誰かが疑問を抱いていることを把握したりすることが可能になる。電子メールのチェックなど、ほかのことに集中しているかもしれない、姿の見えない相手の声を聞くのではなく、視覚的に相手とやりとりすることで得られる利点は、ほかにもたくさんある。

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