コミュニケーション

リモートワーク移行の落とし穴--マネージャーが注意すべき点

新型コロナウイルスの影響でリモートワークが増加している。マネージャーは生産性を気にしがちだが、チームメンバーの交流や、勤務状況の確認の方法についても意識しなければならない。

 ビデオ会議を使い始めたばかりの人は、このメディアに慣れるまで少し時間がかかるかもしれない、とBarber氏は述べる。

 「この問題を克服するには、ビデオが思ったとおりに自然に動くものだと感じられるようにするといい。したがって、リモートの従業員だけでなく、全員でビデオを使うべきだ」(Barber氏)

 成功のもう1つの鍵は、中断が発生する前に、リモートワークをサポートするポリシーとテクノロジーを用意しておくことだ。

 「そうしておけば、非常に厄介な問題がすでに発生しているときほど、変更の管理に手間取らないだろう」。Barber氏はこのように語った。

リモートワークのための新たなコミュニケーション戦術

 チーム全員がオフィス勤務の場合は、従業員同士やマネージャーが、休憩室で、あるいは昼休みや会議後など、ふとしたときに打ち解けた話をする機会が豊富にある。チームメンバーがリモートワークをするようになると、このような自然発生的な機会が一切なくなってしまう。こうした交流は自然に起きるものではなく、計画的に始めなければならないものだと、マネージャーが考え方を変えることが非常に重要だ。

 「以前は意図せず偶然対話をしていた相手のために、対話の機会を意図的に作り出す。これが何より重要だ」と同氏。「非常に厄介ではあるが、やらなければならない」

 また、対面でのコミュニケーションと電子メールやチャットによるコミュニケーションの違いについても考慮する必要がある。電子メールだと、口調や表情がなく、背景が分からないため、相手の意図を判断するのがはるかに難しい。

 「顔を合わせて話すときは、身振り手振りや表情を見ることができ、それらの手がかりから、言葉と同じくらい多くの情報を得られる」とKropp氏は語る。「これが電子メールになると、意図を探る他の手段の多くが失われる」

 マネージャーも従業員も、すべての電子メールの一言一句を深読みしたり、短文の返信に否定的な意図を読み取ったりしがちだが、そのような気持ちに流されないようにする必要がある。

 Kropp氏はまた、皆が同じオフィスにいるときには起こらない応答時間の遅れに、全員が適応する必要があると述べた。マネージャーと従業員はそれを理解するとともに、コミュニケーションのタイミングがこれまでとは変わることを認識しなければならない。

対面の時間がチームにとって最適な場合も

 Kropp氏は、柔軟な勤務を認める時間と顔を合わせる時間の違いについて、企業は今後数年のうちに熟考を重ねるようになるとの考えを示した。全員が同じ時間に同じ場所にいなければならないオフィス時間が設定されるようになるだろう、と同氏は予想する。

 「アイデアを生み出して問題を解決するためには、他のメンバーと同じ部屋にいなければならない場面が数多くある」(Kropp氏)

 マネージャーは、生産性向上の機会を捉えることだけでなく、メンバーの交流の機会を創出することにも意識を向けるべきだ。

提供:Getty Images/iStockphoto
提供:Getty Images/iStockphoto

この記事は海外CBS Interactive発の記事を朝日インタラクティブが日本向けに編集したものです。

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