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「Excel」データを簡単に要約--必要な情報をすぐに得る3つの方法

「Microsoft Excel」のデータを簡単に要約する方法を3つ紹介する。ステータスバーや「オートSUM」機能を使うため、必要な情報を手軽に得られる方法だ。

 データの要約は、「Microsoft Excel」の主要な機能だ。幸い、特別な知識がなくても、大量の複雑な計算を即座に実行することができる。要約の高度なテクニックを知っている人も、今回紹介するExcelのヒントを学べば、周りから感心されるかもしれない。ここでは、ほとんど手間をかけずにExcelデータを要約する方法を3つ紹介する。まるで魔法のような手法だ。

 筆者は「Windows 10」の64ビット版システムで「Office 365」(デスクトップ版)のMicrosoft Excelを使用しているが、これらのテクニックは古いバージョンやブラウザー版でも利用できる。ただし1つ例外があり、ブラウザー版では集計行をテーブルオブジェクトに追加することができない。作業用のデータは自分で用意してもいいし、デモ用の.xlsxまたは.xlsファイルをダウンロードしてもいい。

ステータスバーを使用してExcelデータを要約する方法

 データの要約にステータスバーを使うと、すぐに満足のいく結果を得られる。値を選択するだけでいいからだ。図Aは3月の値が選択された状態を示しており、ステータスバーには選択した値の平均、データの個数、合計が表示されている。値をいくつか選択しただけで、こうした情報が得られるので、会議中にこのテクニックを使えば、すごいと思われるかもしれない。実際はごく簡単なことなのだが、皆さんの上司がそれを知る必要はない。

図A

値を選択すると、ステータスバーに簡単な要約が表示される。
値を選択すると、ステータスバーに簡単な要約が表示される。

 これですべてではない。ステータスバーをカスタマイズして、必要な情報だけを表示することもできる。右クリックして、適切なオプションをチェックするだけでいい(図B)。

図B

ステータスバーに表示されるオプションをカスタマイズする。
ステータスバーに表示されるオプションをカスタマイズする。

「オートSUM」を使用してExcelデータを要約する方法

 ExcelのオートSUMツールについては、おそらくご存知だろう。連続する値の下または右にあるセルを選択して、オートSUMオプションをクリックすると、ウサギが飛び出してくる。いや、隣接する値が合計される。簡単な例を見てみよう。

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