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「G Suite」管理者に求められるルーチンワーク--5つの重要な作業とその方法

「G Suite」管理者が対応すべきルーチンワークは多い。使われていないアカウントやデバイスの確認など、重要な5つのタスクと、その作業方法を解説する。

 「G Suite」の管理者はあらゆる種類のルーチンワークをこなしている。たとえば、新しい人が入社するときにはアカウントを追加して新しいデバイスの接続を許可する。また、ソリューションが追加された際にはアプリに権限を付与し、退職者が出たとき、デバイスが不要になったとき、アプリが不要になったときは、それに応じた調整をしている。

 しかし、アカウント、デバイス、接続されているアプリが、必要な期間を過ぎてもアクティブな状態のままになっていることがある。G Suite管理者が不在の場合や、他の緊急の仕事に追われている場合は、そのようなルーチンの変更が先送りにされたり、忘れられたりするかもしれない。G Suiteの管理がフルタイムの仕事ではなく、パートタイムのタスクである場合は、後回しになる可能性が高まる。

 思慮深い管理者であれば、定期的にG Suiteの管理コンソールの設定を確認し、休日やホリデーシーズン中など、他の作業が立て込んでいないときにこの確認を予定に組み入れておくはずだ。たとえば、1年の初めのルーチンに欠かせないものとして、以下のタスクを検討してはどうだろうか。細かく確認するには、かなりの時間がかかる場合がある。多数の従業員を抱え、大量のデバイスやアプリを使っている企業ならなおさらだ。

 確認には、自社のG Suite管理コンソールにアクセスできるG Suite管理者アカウントが必要になる。また、設定に変更を加える権限を企業から与えられていることを確認してほしい。

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