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「Gmail」大好き人間だから伝えたい“推し小技”--2020年上半期版(4)

「Gmail」便利技を3つずつ4回にわたって紹介する本連載。今回は、ファイル添付を時短化する方法などを解説する。

 「Gmail」は愛用者が多く、業務やプライベートを問わず、幅広く使われている。基本的に無料で十分な容量や機能が使えるにもかかわらず、とても使いやすく、使えば使うほどやみつきになってしまう。

 2018年、2019年とGmailの便利技を紹介してきたのに続き、2020年も上半期・下半期で分けてさまざまなティップスを紹介していきたい。本連載では業務効率化・合理化に役立つGmail便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第4回目で、「iPhone SE」で使う場合を想定。

1.送信元を一発で切り替えて、メール送信を時短化する

 個人で使うGmail、会社で使うGmail(「G Suite」)、副業で使う(副業をしている会社から付与されている)Gmailなど、複数のGmailを使っている人も少なくないと思う。

 スマホでGmailをチェックする際、画面右上のプロフィールアイコンをタップすると、ログイン済みの「Google アカウント」が表示され、使いたいアカウントをタップすれば、サクサクと切り替えられる。ここまではスマホでGmailを使う誰もが知っていることだと思う。

 では、例えば、個人用のGmailをチェックしている際に、「会社用のGmailから新規メールを作成したい」となったとき、皆さんはどうするだろうか。画面右上のプロフィールアイコンをタップして、会社用のGoogle アカウントに切り替えて……といった動作を想像する人は少なくないのでは

 しかし、どのGoogle アカウントを開いているときでも、送信元(From)を一発で切り替えられるのをご存知だろうか。

 Fromの右端にある下向きの矢印をタップすると、自分がログイン済みのGoogle アカウントが、送信元候補として表示される。画面を切り替えなくても、複数のGoogle アカウントから送信元を自由に選べることを知っておくといいだろう。

2.「最近使用した添付ファイル」を活用して、ファイル添付を時短化する

 新規メッセージを立ち上げたとき、「ファイルを添付」ボタン(クリップのアイコン)をタップして画面を下までスクロールしていくと「最近使用した添付ファイル」が表示されるのをご存知だろうか。

 ここには自分宛に送られてきたファイルや自分が送信したファイルなどが並んでいる。右へスクロールしていくと、ずいぶん前にやりとりしたファイルも出てくる。最近使った添付ファイルを新規メールに添付したい、今やりとりしているメールに添付したい——そんなときにとても便利だと思う。

 ファイルの添付はPCでないと難しい?ファイルが添付されたメールを転送する形にして、本文や宛先を整えればいい?なんて固定観念は捨てて、この機能を思い出して試してほしい。

3.メールを開封せずに、次のアクションに移して時短化する

 メールの削除やアーカイブ、ラベル変更など、メール開封後のアクションはいろいろある。メール開封後にこれらのアクションをすれば良いのだが、スマホでGmailを使うと、次のアクションをより素早く行うことがかなう。

 まずは目的のメールを長押ししよう。すると左にチェックマークが付き、画面上にアーカイブやゴミ箱などのアイコンが並ぶ。右端にある3つの丸が横に並んだアイコンをタップすると、「ラベルを変更」や「重要マークを付ける」など、いくつかのアクションが表示される。

 メールを長押しするだけで、次のアクションに移せるのは、メール処理の時短化に大いに貢献してくれるはずだ。チリも積もれば……というように、ちょっとした時間を節約できるだけで、まとまった時間を確保できるようになるのだから。

 今回は2020年1月時点で利用可能な機能を紹介した。Gmailを仕事で使うことで、業務効率化・時短化に一歩近づくと思う。また適当な時期に、お役立ち小技を取り上げたい。

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