オフィスソフト

「Excel」の名前付き範囲--ワークブック内を楽に移動して作業を効率化

「Excel」で1つのセルまたは複数セルの範囲に名前を付けておくと、別のセルからその場所への移動が楽になる。ハイパーリンクを設定して目次のように使用することもできる。

 「名前ボックス」を活用するにはまず、このボックスについて理解していないとならないため、最善の移動方法にはならない場合あるだろう。ハイパーリンクを使えば、もっと直感的なショートカットを作成できる。

ハイパーリンクを使用して名前付き範囲に移動するには

 ユーザーの中には、「名前ボックス」コントロールの使用に必要とされる知識を持ち合わせていない人もいるかもしれない。それにダッシュボードが使われる環境では、ハイパーリンクのような直感的なツールで移動できるのが好ましいだろう。たとえば、目次やそれに類するものを作成し、ハイパーリンクを設定して、全社員の売り上げデータにリンクさせることができる。図Cの簡単な表は、このアイデアを端的に、かつ分かりやすく説明している。

図C:目次を使って必要なデータにアクセスしやすくする。
図C:目次を使って必要なデータにアクセスしやすくする。

 ハイパーリンクを作成し、先ほどのセクションで作成した名前付き範囲を使って、Smithのデータを選択してみよう。手順は以下のとおりだ。

  1. B3(Smithというテキストが入力されているセル)を右クリックして、表示されたサブメニューから「リンク」を選択する。
  2. 表示されたダイアログで、左ペインの「このドキュメント内」を選択する。
  3. 「定義された名前」リストから「Smith」を選択して(図D)、「OK」をクリックする。

図D:「Smith」というテキストの値にリンクを割り当てる。
図D:「Smith」というテキストの値にリンクを割り当てる。

 図Eは設定されたハイパーリンクを示している。セルB3の「Smith」をクリックすると、Smithの売り上げデータにアクセスできる。

図E:ハイパーリンクを使用してSmithの売り上げデータにアクセスする。
図E:ハイパーリンクを使用してSmithの売り上げデータにアクセスする。

 非常に楽に設定できた。使う人も見る人も、ハイパーリンクであれば簡単だろう。ハイパーリンクなら皆その形式に慣れているし、何のために使うのかよく知っている。図にハイパーリンクを設定することもできる。リンクを削除するには、リンクを右クリックして、表示されたサブメニューから「ハイパーリンクの削除」を選択する。

作業の効率化

 名前付き範囲は簡単に作成できて、移動を効率化できる。ユーザーからも感謝されることだろう。

この記事は海外CBS Interactive発の記事を朝日インタラクティブが日本向けに編集したものです。

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