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「Excel」でのデータ入力を減らす--誤入力削減にもつながる3つの便利技

データ入力ではミスが起きやすい。キー入力を減らせば、入力ミスの可能性も下がるはずだ。オートコレクトや小数点の自動挿入など、「Excel」でデータ入力を減らせる便利技を紹介する。

 大量のデータ入力は退屈な作業だと感じる人が多い。気を抜くと、ミスをしてしまう。これは誰にでも起こることだ。入力が非常に速い熟練オペレーターも例外ではない。自分でデータを入力する場合も、入力する人のサポートをする場合も、「Excel」にはキー入力を減らすための機能が多数用意されている。キー入力を減らせば、必然的に入力ミスの可能性も低下することになる。本記事では、データ入力の負担を軽減する簡単な方法を3つ紹介する。

 筆者は「Windows 10」の64ビット版システムで「Office 365」を使用しているが、これらの機能は以前のエディションでも利用可能だ。最初に紹介する「オートコレクト」はOfficeの機能なので、他のOfficeアプリでも使用できる。こうした機能はどれもブラウザーには実装できず、またブラウザーでサポートされていない。今回の説明では、デモ用のファイルは使用しない。

オートコレクト

 Officeのオートコレクト機能は、キー入力を減らす最も簡単な方法の1つだ。これは間違いを自動的に修正するための機能で、たとえば「the」を誤って「teh」と入力してしまっても、単語のスペルミスをオートコレクトが自動的に修正してくれる。おそらく皆さんも、よくオートコレクトのお世話になっていることだろう。入力ミスは瞬時に修正されるため、この機能が動作していることに気づかない人もいるかもしれない。

 オートコレクトの存在は知っていても、カスタムアイテムを追加でき、しかも修正以外のアイテムも追加できることはご存知だろうか。たとえば、オートコレクトによって「ssh」を「Susan Sales Harkins」に変換し、キー入力の回数と入力ミスの可能性を低減することができる。実際にやってみよう。

  1. 「ファイル」メニューをクリックして、左側のペインから「オプション」を選択する。
  2. 「Excelのオプション」ダイアログで、「文章校正」をクリックする。
  3. 「オートコレクトのオプション」セクションの「オートコレクトのオプション」ボタンをクリックする。
  4. 「修正文字列」ボックスに、置換したい文字やコード(この場合は「ssh」)を入力する。
  5. 「修正後の文字列」ボックスに、表示させたい文字列全体(この場合は「Susan Sales Harkins」)を入力する(図A)。
  6. 「追加」をクリックし、「OK」を2回クリックして、シートに戻る。

図A:オートコレクトのカスタムアイテムを入力する。
図A:オートコレクトのカスタムアイテムを入力する。

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