クラウドストレージ

第6回:Dropbox内部事例から考える効率的なミーティングの進め方

どうしても多くの時間が必要になるミーティングだが、Dropbox Businessが真価を発揮できる場所の一つだという。社内事例なども踏まえながら解説する。

 前回はチーム作業でもムダを削減するために、習慣化していて気づいていない無駄とその解消方法を紹介しました。最終回となる今回は、筆者が考える時間削減の本丸といえる「ミーティング」についての生産性向上を、Dropbox社内での事例も交えて紹介します。

ミーティングの前後でも時間が必要

 日々の業務やプロジェクトを進めるにあたってミーティングが占める割合は予想以上に高いものです。プロジェクト進捗報告やチーム内の意思決定や課題相談など様々なミーティングがありますが、時間や頻度の削減、ミーティング自体をなくすなどは、強い意志をもっていなければ難しいものです。

 筆者は前職、複数部門を兼務する管理職で、その頃は就業時間の25〜30%程度がミーティングでした。チームメンバーの参加する定例ミーティングは20%程度あり、1週間のうち丸1日をミーティングに費やす状況でした。

 ミーティングに費やす時間はミーティングそのものの時間だけではありません。出席者全員の時間確保は人数が増えれば増えるほど難しく、調整をするだけでもかなりの時間が必要です。注意していても、遅刻などで開始が遅れることもあります。ミーティングの部屋やスペースが空いていない、直前のミーティングが長引いて、場所が使えないといったケースもあります。資料やデータなどの準備時間が不足し十分な議論ができないといったケースもあるでしょう。このような時間は浪費していてもなかなか無駄として見えづらく、結果として改善も難しいものとなります。

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